ZUGFeRD Connector für KOFAX Autostore

Versenden Sie Rechnungen an Ihre Geschäftspartner noch auf Papier?

 

Dann sind Sie nicht mehr lange in guter Gesellschaft: Weltweit gelangen heute zwar noch 90 Prozent aller Rechnungen auf dem Postweg in Ihr Unternehmen. Doch Experten rechnen damit, dass Mitte der 2020er-Jahre elektronische Rechnungen den Löwenanteil ausmachen werden.

Datenformate für elektronische Rechnungen gibt es zu Hauf. Höchste Zeit für die Standardisierung. Im deutschen Sprachraum hat sich der Standard ZUGFeRD zunehmend etabliert.

ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A und kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten im gleichen Dokument. So ist es möglich, die Rechnungen nach Wahl von Hand oder mit automatisierten Prozessen zu verarbeiten.

Auch die EU hat erkannt, dass es ein Standardformat für elektronische Rechnungen braucht und hat dafür die europäische Norm EN 16931 geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version 2.1 erfüllt die Vorgaben dieser Norm vollumfänglich. Und das Beste: Auch ZUGFeRD 2.1 ist in der Handhabung genauso unkompliziert wie die bisherige Version.

Kofax AutoStore ist eine integrierte Lösung, die über sichere, automatische und konforme Workflows Dokumente von unterschiedlichsten Hardware- und Softwareplattformen erfasst. Die speziell für den Einsatz im Büro entwickelte Lösung hilft Mitarbeitern, effizienter und produktiver zu arbeiten und bietet unternehmensweite Kontrollen für die Informationssicherheit und Governance. Kofax AutoStore
unterstützt eine große Bandbreite an MFP-Marken und -Modellen, Geschäftssystemen und Mobilgeräten und ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumenten-und Datenerfassungsabläufe in jeder beliebigen IT-Umgebung.
Unternehmen können ihre digitale Transformation mit einfachen und funktionalen Lösungen beginnen, die zuverlässige Ergebnisse liefern. Im Zuge einer umfangreicheren Digitalisierung der Arbeitsumgebung lassen sich diese Lösungen dann problemlos skalieren, um komplexere Aufgaben und Workflows zu bewältigen.

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Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf dem ISO-Standard PDF/A, der speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde. Dies kommt der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht von Geschäftsdokumenten entgegen. PDF/A garantiert, dass die Bilddarstellung einer Rechnung dauerhaft erhalten bleibt.

Um elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, genügt die Bilddarstellung allein nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält deshalb die Rechnungsinformationen zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format. Dabei kommt der Normteil 3 von PDF/A zum Einsatz (PDF/A-3): Diese Erweiterung erlaubt, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten. Eine ZUGFeRDRechnung ist somit immer ein hybrides Dokument, eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. PDF kann der Mensch bequem lesen, XML garantiert die Maschinenlesbarkeit.

Elektronische Rechnungen mit dem Hybridformat ZUGFeRD / Factur-X der einfache Weg, elektronische Rechnungen automatisch zwischen Lieferant und Auftraggeber auszutauschen.

Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD 2.1 ermöglicht endlich einen einfachen vollautomatischen Rechnungslegungsprozess, ohne dass sich die Beteiligten im Vorfeld besonders abstimmen müssten.

Dieses hybride Rechnungsformat entspricht der EU-Norm EN16931 und ist jetzt identisch mit dem französischen Factur-X. Es erlaubt nicht nur den problemlosen grenzüberschreitenden Austausch, sondern lässt sich sowohl traditionell als auch elektronisch verarbeiten.

Flexible Rechnungslegungsprozesse – unabhängig vom Warenwirtschaftssystem Ganz gleich welches ERP in Ihrem Unternehmen verwendet wird: existierende Rechnungsprozesse lassen sich ohne aufwändige Anpassungen auf ZUGFeRD bzw. Factur-X umstellen. Damit sparen Sie wertvolle Ressourcen und Kosten, die üblicherweise für solche Integrationsmaßnahmen anfallen.

Grenzenlose Austauschmöglichkeiten dank einheitlichem Standard Das e-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.1 entspricht nicht nur der europäischen Norm EN 16931, sondern es ist zugleich auch inhaltlich identisch mit dem französischen Factur-X. Damit vereinfacht sich der grenzüberschreitende Rechnungsaustausch erheblich.

Schnelle und einfache Einbindung neuer Partner und Lieferanten Innerhalb von nur wenigen Stunden binden Sie die Rechnungsworkflows für neue Partner oder Lieferanten in Ihr bestehendes System ein – ganz ohne kostspielige und zeitaufwändige Systemanpassung oder Programmierung.

Optimierte Kreditorenbuchhaltung Integrieren Sie effiziente ZUGFeRD 2.1-Prozesse in bestehende automatisierte Rechnungsabläufe, und minimieren Sie damit das Fehlerrisiko, das sich aus händischer Dateneingabe und manuellen Kontrollen ergibt

Kofax Zugferd/XFactur Connector ist eine umfassende Lösung, mit der sich Rechnungen vollautomatisch digital verwalten und verteilen lassen. Das gilt für Kreditor-Rechnungen im Format ZUGFeRD / Factur-X: Der Connector entnimmt aus den Kreditor-Rechnungen automatisch die Rechnungsdaten und ermöglicht die sichere Übermittlung.

Integration mit Kofax Autostore OPENFORMS 360 Der Zugferd/XFactur Connector erkennt ob es sich um eine ZUGFeRD Rechnung oder um eine nicht ZUGFeRD Rechnung handelt und leitet diese intelligent an Openforms360 für die Erfassung der Rechnungsdaten weiter.

Systemvoraussetzung:

• ControlSuite / Autostore 8

• ZUGFeRD Connector für Kreditoren-Rechnungen only

• Modul Debitor – Ausgangsrechnungen ist geplant 02/2021