Mit den Kofax Document Imaging Lösungen sind Sie gerüstet für die DSGVO. Verbesserte Kontrolle der personenbezogenen Daten durch Kofax Dokumentenerfassungs- und Workflow-Lösungen

WIE ERREICHEN SIE KONFORMITÄT MIT DER DSGVO ?

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Europäische Union (EU) strenge Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten eingeleitet. Diese gelten nicht nur für personenbezogene Daten innerhalb der EU, sondern auch für Daten, die außerhalb der EU verarbeitet werden,beispielsweise für in Europa ansässige Unternehmen, die Geschäfte mit US-Unternehmen tätigen
 
Lösungen von Kofax Document Imaging helfen Unternehmen, die DSGVO-Anforderungen hinsichtlich der Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung personenbezogener Daten zu erfüllen. Unsere Dokumentenerfassungs- und Workflow-Anwendungen gewährleisten den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten in allen Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens, vom E-Mail-Versand über das Druckmanagement bis hin zu Scan-Workflows. Wir helfen Ihnen bei der automatisierten Identifizierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten durch Einrichtung einer gesicherten Umgebung, welche die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllt.

 

So schützen Sie personenbezogene Daten mit Kofax

Personenbezogene Daten stellen in Geschäftsdokumenten ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Mehr als 60 % aller Kundendaten liegen in Geschäftsdokumenten vor. Es ist davon auszugehen, dass diese personenbezogene Daten enthalten und somit der DSGVO unterliegen. Diese Dokumente befinden sich in der Regel in Aktenschränken, individuell gespeicherten Dateien, freigegebenen Ordnern und Dokumentenmanagementsystemen. Um diese Sicherheitslücken zu schließen, bietet Kofax Schutz in Bereichen, in denen die DSGVO-Compliance besonders gefährdet ist: Multifunktionsgeräte, persönliche Speichersysteme und gemeinsam genutzte Ordner. Das hilft Unternehmen, ihre wichtigsten Datenschutzziele zu erreichen:

DSGVO und die Rechenschaftspflicht

  • Dokumente enthalten in der Regel personenbezogene Daten.

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  • Personenbezogene Daten sind wertvolle Geschäftsressourcen.

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  • Unternehmen sind für die Speicherung, Nutzung und den Schutz dieser Daten rechenschaftspflichtig.

Vermeiden vonDatenschutz-verletzungenund Imageschäden

Schutz wichtiger Geschäftsinformationen bis hin zu Geschäftsprozessen

Erfüllung der DSGVO-Anforderungen hinsichtlich Speicherung, Abruf und Löschung personenbezogener Daten

Verhindern unbefugter Zugriffe und Nutzung personenbezogener Daten

Die Datenverschlüsselung der Kofax-Lösungen sorgt dafür, dass Dokumente und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten während der Geschäftsprozesse und während des gesamten Workflows geschützt sind.

Dokumentensicherheit durch Kofax Lösungen

Sehen Sie wie Kofax Lösungen Ihnen helfen

Print and Output Management

Capture & Process Management

Sicherheit am Multifunktionsgerät

Multifunktionsgeräte (MFPs) stellen in vielen Unternehmen eine Gefahr für personenbezogene Daten dar und sind hinsichtlich der DSGVO sogar ein potenzielles Haftungsrisiko. Da die meisten MFPs mit dem Internet verbunden sind, sind sie für Hackerangriffe durchaus anfällig. Aber ohne adäquate Absicherung können auch Angestellte personenbezogene Daten am MFP unsachgemäß handhaben und DSGVO-Bestimmungen verletzen. Kofax-Lösungen erlauben es Unternehmen, den Zugriff und die Nutzung der Geräte zu steuern und zu kontrollieren. Sämtliche Aktivitäten des Nutzers am Gerät werden nachverfolgt. Unsere Lösungen verfügen über eine lückenlose Protokollierung aller Ein- und Ausgaben an den Geräten. Die Datenverschlüsselung sorgt dafür, dass Dokumente und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten während der Geschäftsprozesse und über den gesamten Workflow hinweg geschützt sind.

Schwärzung persönlicher Informationen

Kofax-Lösungen unterstützen die DSGVO-Compliance auch durch eine automatische Schwärzung personenbezogener Daten. Für den Versand, Druck sowie zum Kopieren bestimmte Dokumente werden dazu genau unter die Lupe genommen; etwaige personenbezogene Daten werden automatisch unkenntlich gemacht. Die so geschwärzten Dokumente werden gespeichert und für die weitere Überwachung registriert, bevor sie an die entsprechenden Ziele weitergeleitet werden.

Inhaltskontrolle

Mitunter kann der Austausch von Inhalten zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern ein erhebliches Risiko hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO darstellen. Mit Kofax-Lösungen lassen sich Dokumente vor dem Drucken, Kopieren oder E-Mail Versand daraufhin kontrollieren,dass nicht versehentlich personenbezogene Daten weiter-gereicht werden. Die Dokumente werden dabei nach Stichworten, Ausdrücken und Vorlagen sowie Attributen oder Barcodes durchsucht, aber auch Absender und Empfänger werden validiert. Als gefährdet eingestufte Dokumente werden zum sofortigen Schutz in Echtzeit isoliert. Gleichzeitig werden entsprechende  Benach-richtigungen an den Absender sowie an Vorgesetzte und Sicherheitsbeauftragte gesendet, um sicherzustellen, dass Verstöße oder Sicherheitsrisiken sofort behoben werden.

 

Unterstützung für Ihren gesamten Workflow

Wir wissen, wie wichtig kritische Daten für Ihr Unternehmen sind und dass diese in vielfältigen Systemen und Prozessen verwendet werden. Deshalb sind Kofax-Lösungen so konzipiert, dass sie sich nahtlos überall dort integrieren, wo es auf Sicherheit ankommt: Geschäftsanwendungen, Groupware, kollaborative Systeme, Dateien, Fax- und E-Mail-Services sowie Büro- und Produktionsdrucker. Unsere Lösungen sind sogar mobilgerätefähig, unterstützen also auch unterwegs den optimal sicheren Umgang mit persönlichen Daten. Kofax erfüllt Anforderungen in Bezug auf Speicher-ung, Archivierung, Abfrage und Löschung personen-bezogener Daten sicher und effektiv. Kofax-Lösungen sind führend im Bereich der Dokumenterfassung und lückenloser Nachverfolgung der Dokumenten-Workflows. Wir helfen Ihnen damit, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung einzuhalten, nach dem jeder Einzelne selbst über die Preisgabe, Verwendung oder Löschung seiner personenbezogenen Daten entscheiden darf. Vom sicheren Erfassen und Drucken bis hin zum Weiterleiten und Speichern von Dokumenten: Lösungen von Kofax Document Imaging bilden das Fundament für den effizienten Schutz personenbezogener Daten in einer DSGVO-konformen  Umgebung. Wie bieten Ihnen umfassenden Schutz und lückenlose Nachverfolgung der Dokumenten-Workflows