Output Management System
Dokumente vor dem Druck prüfen, aufbereiten und schützen: Wasserzeichen, Formulare, Barcodes, Schwärzung und Archivierung für jeden Druckstrom.
- Lösungen
- Tungsten Output Manager und Stethos W-ELP
- Datenströme
- PCL 5 und 6
- Ausgabe
- Druck, Archiv, optional E-Mail und Fax
Überblick
Mit jeder Transaktion werden vertrauliche Informationen weitergegeben, ob es die Finanzunterlagen eines Kreditnehmers sind oder die medizinischen Unterlagen eines Patienten. Sie richtig zu behandeln ist nicht einfach. In verteilten Druckumgebungen kostet es zusätzlich Zeit, Dokumente sicher aufzubewahren und einen nachvollziehbaren Prüfpfad zu führen.
Ein Output Management System greift im Druckstrom ein, bevor das Dokument auf Papier landet. Es erkennt und entfernt vertrauliche Daten, ergänzt Wasserzeichen, Formulare und Barcodes, leitet Dokumente um und archiviert sie. So steigern Sie die Druckeffizienz, schützen vertrauliche Informationen und senken Compliance-Risiken.
Zwei Lösungen, ein Ziel
Tungsten ControlSuite Output Manager
Die Lösung für Dokumentenkontrolle und Druckmanagement in ControlSuite.
- Druckstrom abfangen und das Drucken vordefinierter vertraulicher Daten verhindern
- Personenbezogene oder vertrauliche Daten erkennen und schwärzen
- Dokumente umleiten, Daten löschen oder hinzufügen
- Prüfpfade und Berichte, Verschlüsselung ruhender Daten
Stethos W-ELP
Die Software für die Aufbereitung und Verteilung von Druckdatenströmen.
- Wasserzeichen, Signaturen, Formulare und Seiten einfügen
- Barcodes (1D, 2D) und OMR-Marken für Kuvertiermaschinen
- Archivierung als PDF, TIFF oder JPG, mit Indexdateien für Ihr DMS
- Optional E-Mail- und Fax-Versand
Welche Lösung oder Kombination zu Ihrer Umgebung passt, klären wir in der Beratung.
Ihr Nutzen
Produktiver drucken
Vereinfachte Druck-Workflows und Aufgaben, die sich automatisieren lassen, statt von Hand zu erledigen.
Vertrauliche Daten schützen
Schlüssige Sicherheitsmaßnahmen verhindern den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen.
Kosten senken
Ein zentralisiertes Druckmanagement mindert Hardwarekosten und reduziert Ineffizienzen.
Zugriffe nachverfolgen
Sie sehen, welche Personen auf ein Dokument zugegriffen haben.
Mobile Mitarbeiter unterstützen
Remote-Funktionen zum Drucken und Erfassen für mobile Arbeitskräfte.
Compliance sichern
Vertrauliche Daten werden vor dem Drucken abgesichert.
Hauptleistungsmerkmale
Daten- und Dokumentensicherheit
Sie fangen den Druckstrom ab und verhindern, dass vordefinierte vertrauliche Daten ausgedruckt werden.
Leistungsstarke Workflows
Dokumente werden umgeleitet, und bestimmte Daten lassen sich in Dokumenten löschen oder hinzufügen.
Erweiterte Hochverfügbarkeit
Unterstützung für Desktop-Anwendungen in virtuellen Citrix-Desktopinfrastrukturen (VDI), dezentrales Drucken und Architekturen mit erweiterter Hochverfügbarkeit.
Mobilgeräte
Verschiedene Authentifizierungsmethoden für Mobilgeräte, auch per NFC und Bluetooth.
Skalierbare Architektur
Vom kleinen Büro bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten und tausenden Ausgabegeräten.
Einfache Verwaltung
Eine webbasierte Verwaltung, dazu Assistenten und Vorlagen für die schnelle Konfiguration der Druckumgebung.
Stethos W-ELP: die Funktionen im Detail
W-ELP kennt während des Druckprozesses immer die genaue Seiten- und Kopiennummer. Darauf bauen die folgenden Funktionen auf.
Wasserzeichen und Zusatzinformationen
Versehen Sie Dokumente mit beliebigen Informationen, von extern oder aus dem Datenstrom: wer wann gedruckt hat, Seitenzähler, Hinweise, Statusmeldungen. Dazu Sicherheitsmerkmale wie Barcodes oder nahezu unsichtbare graue Punkte über die ganze Seite.
Signaturen überlagern
Foto oder Unterschrift des Bearbeiters oder Ansprechpartners lassen sich fest oder variabel positionieren, zum Beispiel unter „Mit freundlichen Grüßen“.
Formulare und Seiten einfügen
Auf jeder Druckseite sind beliebig viele Formulare möglich: Logos, Briefbögen, Knicklinien, Adressfensterzeilen. Texte lassen sich ersetzen, etwa „Rechnung“ durch „Lieferschein“, und Preise löschen.
Klassische Archivierung
Eingehende und erzeugte Datenströme speichern Sie in frei wählbaren Verzeichnissen, auch zum Sammeln, Sortieren und für Wiederholungsdruck. PCL-5- und PCL-6-Datenströme sind als PDF, TIFF oder JPG speicherbar, mit frei wählbaren Dateinamen.
Archivierung mit Indexdateien
W-ELP erzeugt auf Wunsch zu jedem gespeicherten Dokument eine Indexdatei im Format .hps oder .xml. So übernimmt Ihr Dokumentenmanagementsystem das Dokument gezielt.
Barcodes 1D und 2D
Alle eindimensionalen Industriestandard-Barcodes und die zweidimensionalen Barcodes der Druckersprache PCL 5. Dazu Rotation, unabhängige Skalierung, automatische Prüfsumme, Positionierung des Klartexts und Überprüfung der Nutzinformation.
OMR-Marken für Kuvertiermaschinen
OMR-Marken markieren Beginn und Ende eines Briefes, damit die Maschine kuvertieren kann. W-ELP unterstützt fast alle Hersteller und bietet postalische Sortierung und Optimierung, selektive Beilagensteuerung und die Berücksichtigung von Portogebühren.
E-Mail- und Fax-Versand
Mit einer optionalen Datenbank versenden Sie Ihre Dokumente auch per E-Mail oder Fax.
Tungsten Output Manager: Foundations oder Enterprise
Output Manager gibt es in zwei Editionen. Foundations deckt komplexe Geschäftsregeln und die gängigen Eingangskanäle ab. Enterprise ergänzt Hochverfügbarkeit, erweiterte Sicherheit und Anbindungen.
| Funktion | Foundations | Enterprise |
|---|---|---|
| Komplexe Geschäftsregeln | ✓ | ✓ |
| Eingang über Netzwerkordner, IPP, LPR/LPD, E-Mail und FTP | ✓ | ✓ |
| Mainframe- und Host-Druck | – | ✓ |
| Erweiterte Sicherheit (Wasserzeichen, Benutzerstempel) | – | ✓ |
| Integration von Drittsystemen über die Windows Communication Foundation API | – | ✓ |
| Hochverfügbarkeit | – | ✓ |
| Compart-Ein- und Ausgabefilter | optional | optional |
| Seitenänderung und Dokumenttransformation | optional | optional |
Stand: Lizenzmatrix Oktober 2024. Welche Edition für Sie passt, klären wir in der Beratung.
Sicherheit, Compliance und Effizienz
Compliance-Audits bestehen
- Vertrauliche Daten vor dem Druck erkennen und entfernen
- Dokumente aus dem Standard-Workflow nehmen, um das Drucken zu verhindern
- Kontrollketten festhalten: wer welche Informationen abgerufen oder gedruckt hat
- Ruhende Daten verschlüsseln und elektronische Kopien gedruckter Dokumente aufbewahren
Sicherheitsrisiken minimieren
- Nutzerverhalten durch Wasserzeichen oder Eigentümerhinweise beeinflussen
- Vertrauliche Daten durch Dokumentenprüfung und -transformation schützen
- Den rechtmäßigen Eigentümer eines Dokuments erkennen und unzulässige Verbreitung verhindern
Effizienter und günstiger drucken
- Komplizierte Workflows vereinfachen und automatisieren
- Druckmanagement zentralisieren und Hardwarekosten mindern
- Mobile Mitarbeiter beim Drucken, Erfassen und Weiterleiten unterstützen
- Nicht kompatible Dokumentformate und Druckströme vereinheitlichen
Einsatzbereiche
- Banken und Finanzdienstleister: Finanzunterlagen von Kreditnehmern bleiben geschützt, vertrauliche Angaben werden vor dem Druck erkannt.
- Gesundheitswesen: Medizinische Unterlagen von Patienten lassen sich vor dem Druck prüfen, und es bleibt nachvollziehbar, wer sie abgerufen hat.
- Versand und Briefpost: Briefe mit Formularen, Barcodes und OMR-Marken laufen direkt in die Kuvertiermaschine, mit sortierter Postaufgabe.
- Archiv und DMS: Ausgabedatenströme werden als PDF oder TIFF gespeichert, samt Indexdatei für Ihr Dokumentenmanagementsystem.
Unser Service: von der Analyse bis zum Betrieb
Als kleines Team mit kurzen Wegen begleiten wir Sie persönlich.
- Analyse: Wir erfassen Ihre Druckströme, Dokumente und Ausgabewege.
- Konzept: Wir legen Regeln, Formulare, Barcodes, Archivierung und die passende Lösung fest.
- Einrichtung: Wir installieren und testen die Lösung mit Ihren echten Dokumenten.
- Betrieb: Wir betreuen die Umgebung und passen sie an, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
Häufige Fragen
Was bewirkt ein Output Management System?
Es greift in den Druckstrom ein, bevor das Dokument gedruckt wird. Es kann Daten prüfen, schwärzen, ergänzen und umleiten, Formulare und Barcodes hinzufügen und Dokumente archivieren.
Welche Datenströme unterstützt W-ELP?
PCL-5- und PCL-6-Datenströme. Sie lassen sich als PDF, TIFF oder JPG speichern.
Kann ich Dokumente für mein DMS archivieren?
Ja. W-ELP speichert Datenströme in frei wählbaren Verzeichnissen und erzeugt auf Wunsch Indexdateien im Format .hps oder .xml für Ihr Dokumentenmanagementsystem.
Kann ich Kuvertiermaschinen ansteuern?
Ja. Mit OMR-Marken markiert W-ELP Beginn und Ende eines Briefes. Fast alle Hersteller werden unterstützt.
Welche Lösung brauche ich: Output Manager oder W-ELP?
Das hängt von Ihrer Druckumgebung ab. Output Manager steht für Dokumentenkontrolle, Sicherheit und Workflows in ControlSuite, W-ELP für die Aufbereitung von Druckdatenströmen. Wir beraten und kombinieren beides, wenn es sinnvoll ist.
Was kostet das?
Der Preis hängt von Lösung, Edition und Umgebung ab. Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.
Druckausgabe unter Kontrolle
Beschreiben Sie uns Ihre Dokumente und Druckströme. Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, was sich damit automatisieren und absichern lässt.
Output Manager und Equitrac sind Marken von Tungsten Automation. W-ELP und Stethos sind Marken der jeweiligen Inhaber. Alle Rechte bei den jeweiligen Inhabern.