Überblick

Intelligent Document Processing (IDP) nutzt künstliche Intelligenz, um Informationen schon bei der Erfassung eines Dokuments präzise und schnell zu verarbeiten. Ihre Teams müssen Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare nicht mehr abtippen und sortieren. Sie gewinnen Zeit für Aufgaben mit höherem Wert.

DocuWare IDP baut auf der Technologie von natif.ai auf. Das deutsche KI-Unternehmen gehört seit 2024 zu DocuWare, die Lösung heißt heute DocuWare IDP. Wir von MD Systemhaus verbinden sie mit Tungsten ControlSuite und Ihrem führenden System.

So funktioniert DocuWare IDP

Vom eingehenden Dokument bis zum fertigen Datensatz in sechs Schritten:

1. ErfassenDokumente kommen per Scan, Mail oder Ordner herein. Die Texterkennung (OCR) legt die Basis für alle weiteren Schritte.
2. TrennenStapelscans werden in Einzeldokumente aufgeteilt, ohne Trennblätter oder Barcodes. Bildbereiche ohne Dokument werden entfernt.
3. KlassifizierenDie KI ordnet jedes Dokument nach Inhalt einem Dokumenttyp zu und startet den passenden Workflow.
4. ExtrahierenKopffelder und Positionsdaten, auch aus Tabellen und Handschriften, werden ausgelesen und Indexfeldern zugeordnet.
5. Prüfen und abgleichenKonfidenzwerte und der Abgleich mit Ihren Stammdaten entscheiden, was automatisch durchläuft und was ein Mensch prüft.
6. Weiterleiten und archivierenDie Daten gehen an Ihren Workflow oder Ihr System. Das Dokument wird zentral abgelegt und ist schnell wieder auffindbar.

Funktionen im Detail

Neu: mehr Vertrauen in die Automatisierung

Auslesen allein reicht nicht. Entscheidend ist, dass Sie den Ergebnissen vertrauen können. Diese Funktionen helfen dabei. Welche davon in Ihrem Betriebsmodell verfügbar sind, klären wir im Gespräch mit Ihnen.

Stammdatenabgleich

Entscheidend ist nicht, was auf dem Beleg steht, sondern welcher Datensatz in Ihrem System dazugehört, zum Beispiel welcher Lieferant. DocuWare IDP gleicht die ausgelesenen Werte mit Ihren Stammdaten ab, etwa aus ERP, CRM oder Lieferantenstamm.

• Der Abgleich läuft exakt oder unscharf, zum Beispiel über UID-Nummer, Lieferantenname oder IBAN.
• Sichere Treffer laufen automatisch durch, unsichere Fälle gehen zur Prüfung.
• Die Stammdaten binden Sie per CSV-Upload oder über eine CloudOrg-Auswahlliste an.

ExtraktionLieferant, UID, IBAN, Bestellnummer

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Abgleichmit Ihren Stammdaten, exakt oder unscharf

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Ergebnisautomatisch freigeben oder zur Prüfung

Beispiel Rechnungsprüfung (3-Way-Match): Zuerst wird der Lieferant eindeutig bestimmt, dann die Bestellung gefunden, zuletzt der Wareneingang geprüft. Das hilft, wenn Lieferantennamen abweichen, UID-Nummern fehlen oder die Bestellnummer nicht auf der Rechnung steht.

Zero-Shot-Extraktion: Auslesen ohne Training

Sie legen die gewünschten Felder fest und beschreiben bei Bedarf in einem Satz, was gemeint ist. DocuWare IDP liefert sofort Ergebnisse. Auch eine Zusammenfassung ist möglich.

• Ideal für schnelle Tests, Demos und den Projektstart.
• Passt zu Dokumenten mit stark wechselnden Layouts.
• Hilft, den späteren Trainingsaufwand abzuschätzen. Ein Training bleibt jederzeit möglich.

Die Qualität hängt von der Beschreibung ab. Wo Fehler teuer sind, kombinieren wir die Extraktion mit Stammdatenabgleich und Prüfregeln.

Einsatzszenarien

• Rechnungsverarbeitung und Purchase-to-Pay: Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen auslesen und im 3-Way-Match prüfen.
• Logistik: Lieferscheine, Liefernachweise (POD), Versand- und Zolldokumente erfassen.
• Personalwesen: Formulare und Onboarding-Unterlagen verarbeiten, auch mit Handschrift und Checkboxen.
• Schadenbearbeitung: Eingehende Meldungen und Belege klassifizieren und an die richtige Stelle leiten.
• Verträge und Ausweisdokumente: Relevante Angaben mit vorgefertigten Modellen auslesen.
• Historische Akten: Papierbestände digitalisieren und durchsuchbar machen.

Aus der Praxis

„Das KI-basierte Intelligent Document Processing erkennt die Rechnungsnummer auch dann, wenn sie sich mitten in einem Textblock befindet.“

Gereon Steinkuhl, Projektmanager, HVVG Heimverwaltungs- und Vermietungsgesellschaft mbH

Die HVVG verarbeitet Rechnungen mit ControlSuite und natif.ai. Laut der veröffentlichten Fallstudie spart das Unternehmen 70 % Zeit bei der Rechnungsverarbeitung, bei einer Erkennungsgenauigkeit von über 94 %. Zur Fallstudie

Unser Plus: Anbindung an Tungsten ControlSuite

Mit unserem Connector für Tungsten ControlSuite schicken Sie Dokumente direkt aus ControlSuite an DocuWare IDP. Dort werden sie verarbeitet und als strukturierte Daten an ControlSuite zurückgegeben. ControlSuite formatiert, konvertiert und transformiert die Metadaten samt Dokument und übergibt sie an Ihr führendes System, zum Beispiel ERP, DMS oder Buchhaltung.

Die ausgelesenen Daten laufen über ControlSuite zurück. Dort bereiten wir sie im Format Ihres Zielsystems auf, zum Beispiel als XML, CSV oder JSON.

Unser Service: vom Dokumentencheck bis zum Betrieb

Als kleines Team mit kurzen Wegen begleiten wir Sie persönlich.

1. Dokumentencheck: Wir sichten Ihre Dokumenttypen, Quellen und Zielsysteme und klären, welcher Ansatz passt: vorgefertigtes Modell, Zero-Shot oder eigenes Training.
2. Pilot: Sie testen DocuWare IDP mit Ihren echten Dokumenten. Wir messen, wie viele Dokumente automatisch durchlaufen und wo eine Prüfung sinnvoll ist.
3. Integration: Über unseren MDS IDP Connector für Tungsten ControlSuite, arbeitet IDP nahtlos mit Tungsten ControlSuite zusammen.
4. Betrieb: Wir begleiten den Start und erweitern Schritt für Schritt auf weitere Dokumenttypen.