KOFAX ControlSuite ™ bietet
M-Files ® Connector

 

Dokumentenmanagementsysteme gibt es viele, doch nur wenige sind so intelligent wie M-Files. Kofax ControlSuite bietet einen Connector zur nahtlosen Integration.

Warum Intelligentes Informationsmanagement die einzige Lösung ist, um langfristig der Informationsflut gewachsen zu sein

Unternehmen sind jeden Tag mit einer wahren Informationsflut konfrontiert, dies macht die Verwaltung von Dokumenten komplex. Täglich wird Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, Informationen, E-Mails usw. verschenkt.
Durch paralleles Arbeiten in verschiedenen Abteilungen entstehen Dokumente gleichen oder ähnlichen Inhalts mit unterschiedlichen Namen und in mehreren Versionen auf verschiedenen Laufwerken. Informationssilos lassen grüßen! Keiner kennt mehr die gültige Version und die Suche beginnt, keiner hat mehr Kontrolle.

AUTOMATISIERTE WORKFLOWS VON ANFANG AN:

M-Files Connector für KOFAX ControlSuite:

Die Kofax ControlSuite ist eine innovative, anpassungsfähige und skalierbare Lösungsplattform im Bereich der Dokumenten- und Informationslogistik, die es ermöglicht, Workflows zu erstellen. Dokumentenintensive Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren und optimieren. Die bereits vorhandene Infrastruktur wird effizient miteinander verbunden und die digitale Transformationvorangebracht. Die Plattform bietet eine Vielzahl an Tools für das individuelle, effiziente und sichere Management von Druck, Output sowie Erfassung.

Kofax ControlSuite unterstützt nahezu alle gängigen Clients, die im Büroalltag Anwendung finden, wie z. B. Multifunktionsdrucker (MFP), Desktop-PCs, Smart Devices u.v.m. So lassen sich sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente bzw. Informationen erfassen und dank des Connectors nahtlos in die M-Files Umgebung einbinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Plattform On-Premises oder in der Cloud betrieben wird.

Features ControlSuite

  • Direkt vom Mulifunktionssystem, Mobile APP und Interactive Capture zu m-Files importieren
  • Echtzeit-Datenzugriff von jedem unterstützen Gerät
  • Native REST Web-Service Integration
  • Unterstützt m-File Installationen onPremise als auch in der Cloud
  • M-Files- und Windows Authentifizierung für Zugriff auf benutzerspezifischen Zugriff auf Vaults, Dokumentenklassen und Metadaten
  • Unterstützung Standard Workflow

Optional

  • RPA (automatische Klassifizierung und Extrahierung der Dokumente)

Voraussetzung:

  • ControlSuite 1.2 und höher
  • MFP Unified Clients only
  • iOS & Android only
  • M-Files On-Premises bedingt Installation von
  • M-Files REST Service

Was ist M-Files?
M-Files® ist eine metadatenbasierte Softwarelösung für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenverwaltung und speichert Dokumente nach dem Prinzip „was statt wo“. Das metadatenbasierte Verfahren von M-Files löst das Problem umständlicher Ordnerstrukturen und schafft die Erforderlichkeit ab, Dateien an mehr als einem Ort zu speichern.

Mit M-Files wird dasselbe Dokument dort angezeigt, wo Sie es benötigen, an verschiedenen Orten, jedoch ohne dupliziert zu sein. So wird beispielsweise ein mit einem Kunden und einem Projekt in Zusammenhang stehendes Dokument in allen Ansichten angezeigt, die mit dem Kunden, dem Projekt oder beidem verbunden sind. Und es handelt sich stets um dasselbe Dokument, nicht um eine Kopie.

Was unterscheidet M-Files von anderen Dokumentenmanagementsystemen?

Der Schlüssel liegt im „Was statt Wo“:
Traditionelle Ansätze des Informationsmanagements stand vorrangig im Vordergrund, WO Informationen gespeichert sind. Also in welchem Ordner genau, in welcher Bibliothek, auf welchem Server. Logischerweise wird die Suche nach dem WO von Dokumenten immer größer, je mehr neue Speicherorte hinzukommen.

M-Files bedient sich eines völlig anderen Ansatzes: Der Ort der Speicherung von Informationen ist dabei völlig unwichtig.Es geht darum, WAS das Dokument eigentlich ist, damit ist gemeint in welchem Kontext das Dokument steht. Wir sprechen über den Ansatz von Intelligentem Informationsmanagement. Diese Art von Informationsmanagement zeigt Informationen dynamisch und personalisiert: Für verschiedene Rollen, Teams oder Nutzer werden Informationen unterschiedlich angeboten, je nachdem woran wer arbeitet. Wo was abgelegt wird, kann man mit der Arbeit in M-Files vergessen.