OpenForms 360 ist eine leistungsstarke Lösung zur automatischen Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Formularen und Dokumenten. Automatische Erfassung, Interpretation und Digitalisierung von Papierdokumenten, gescannten Bildern, E-Mails und Faxen mit einer ausgeklügelten Dokumenten- und Zeichenerkennungssoftware.

Was ist KOFAX Openforms 360 ?

 

Bei den AutoStore ® -Produkten dreht sich alles um die Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung von Informationen, von A bis Z und mit bestmöglichen Workflows. Neben der Konvertierung von Dokumenten und Bildern in archivierbare PDF/A- kompatible Dateien gehören zu diesen Workflows auch erweiterte Funktionen: das Erkennen und Einlesen von Barcodes, das Extrahieren von Daten aus den erfassten Dokumenten oder die Verarbeitung und Einbindung unterstützender Daten aus anderen Geschäftssystemen, anhand derer die erfassten Informationen überprüft werden und gewährleistet wird, dass nur korrekte Daten an die Backendsysteme übergeben werden.

Für optimale Ergebnisse sollten menschliche Interaktionen und deren Auswirkungen bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten weitgehend minimiert werden. Der Einsatz von OCR, ICR, IDR sowie von Überprüfungstechnologien ermöglicht einen reibungslosen Prozessablauf, bei dem Benutzereingriffe nur im Ausnahmefall erforderlich sind. Kofax OpenForms ™  360 ist ein leistungsstarkes AutoStore-Add-on für die Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. OpenForms 360 arbeitet besonders schnell und effizient, da die manuelle Extraktion und Eingabe von Daten auf ein Minimum reduziert wird.

Der Einsatz digitaler Workflows beschleunigt Geschäftsabläufe und steigert die Datenqualität, was wiederum Compliance-Risiken minimiert.

Wichtigste Funktionen

  • Automatische Extraktion, Validierung und Weiterleitung von Daten aus mithilfe von Kofax Autostore erfassten Dokumente

  • Abbau/Optimierung von Dokumenten-Prozesse

  • Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten

  • Erkennung von hand- und maschinenschriftlichen Inhalten, Barcodes, Ankreuzkästchen

  • Intuitive Tools für die Datenüberprüfung

Dokumentenerkennung

Dokumentenaufteilung, Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion sind Vorgänge, die gut automatisiert werden können. OpenForms 360 bietet dazu verschiedene Methoden, die sich für jedes Dokumentenziel individuell konfigurieren lassen. Verarbeitbare Dokumentarten:

Strukturierte Dokumente

Formulare, in denen alle Daten ihre feste Position haben. Sie enthalten u. a. auch von Hand ausgefüllte Eingabefelder, Ankreuzkästchen usw.

Semistrukturierte Dokumente

Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw. Sie entsprechen einem bestimmten Layoutmuster, sodass Regeln definiert werden
können, wo welche Daten zu finden sind. Im Unterschied zu strukturierten Dokumenten befinden sich die Daten hier nicht an festen Positionen.

Unstrukturierte Dokumente

Geschäftskorrespondenz zwischen Unternehmen oder Unternehmen und Kunden ohne reguläres Layout. Bei der Suche nach Informationen kommen nur die Syntax der enthaltenen Daten und das
semantische Muster zum Einsatz.

Dokumentenklassifizierung

Die Dokumentenklassifizierung dient dazu, bestimmten Dokumenten wie Rechnungen oder Standardformularen den jeweils passenden Geschäftsablauf zuzuordnen.

Die Dokumente werden klassifiziert, um die jeweils zu extrahierenden Metadaten leichter ermitteln zu können. Um ein optimales Klassifizierungsergebnis zu erhalten, können die folgenden Optionen kombiniert werden.

Lernfähiger Algorithmus, der anhand mehrerer Beispiele aus jeder Dokumentenklasse die typischen Eigenschaften der Klasse ermittelt. Alle folgenden Dokumente werden dann mit diesen Eigenschaften verglichen und der entsprechenden Klasse zugeordnet. Diese Methode eignet sich besonders für unstrukturierte Dokumente.

Identifiziert Dokumente anhand bestimmter Klassifizierungsregeln. Diese basieren meistens auf Sätzen und Stichwortkombinationen, auf deren Basis nach zu extrahierenden Informationen gesucht werden soll. Dieser Ansatz eignet sich für semistrukturierte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen usw.

Werden von AutoStore während der Erfassung extrahiert und können zur Klassifizierung der Dokumente verwendet werden.

Extrahieren und Speichern von Daten mit Openforms 360

Openforms 360 verwendet die fortschrittlichsten Tools zur Erfassung, Klassifizierung, Extraktion, Validierung und Speicherung von Papierdokumenten und anderen Arten von Inhalten. Hierzu gehören Faxe, E-Mails mit angehängten Dokumenten, Bilder, Geschäftsformulare und komplexe mehrteilige Dokumente.

Mit Openforms 360 beginnt die Automatisierung dort, wo Dokumente im Unternehmen eingehen: in der Poststelle.

penforms 360 erfasst und digitalisiert Dokumente, Formulare sowie Faxe schnell und effizient aus Quellen wie High-End-Scangeräten, Multifunktions-Peripheriegeräten (MFPs), Dateisystem-Ordnern, E-Mail-Servern, Microsoft® SharePoint®-Servern und FTP-Sites.

Für optimale Ergebnisse wendet unsere Erfassungssoftware zuerst die Funktion zur Dokumenterkennung an, um den Dokumententyp zu klassifizieren – beispielsweise um festzustellen, ob es sich um eine Rechnung, einen Versicherungsanspruch, eine Auftragseingabe, ein Antragsformular, Kundenfeedback oder einen anderen definierten Dokumententyp handelt. Anschließend extrahiert die Lösung mit Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Intelligent Document Recognition (IDR) Geschäftsdaten aus dem digitalen Image.

Die Lösung unterstützt die manuelle und einfache Dateneingabe per Mausklick für die Ausnahmebehandlung in Fällen, in denen Daten nicht erkennbar sind. penforms 360 überträgt automatisch digitalisierte Dokumente (einschließlich zugehörige Metadaten) an ECM-, ERP-, CRM- und in unzählige Ablagesysteme.

Kofax Openforms Funktionen & Vorteile

Optimieren Sie Genauigkeit

Reduzieren Sie Fehler und verbessern Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten in Ihr ECM- oder ERP-System durch regelbasierte Klassifizierung, Extraktion und Verifikation. Mit einem Klick und manueller Ausnahmebehandlung wird die Genauigkeit weiter optimiert.

Nutzen Sie die Vorteile fortschrittlicher Technologie

Setzen Sie die derzeit fortschrittlichsten Tools ein, um Informationen mit einer Reihe von Datenextraktionsmethoden zu erfassen: Barcode, Patchcode, optische Markierungserkennung, Formularerkennung, Freiformerkennung, datenbankgestützte Erkennung und Adaptive Reading Technology

Verbessern Sie die Compliance

Reduzieren Sie Verzögerungen und Compliance-Probleme, indem Sie eingehende Dokumente sofort kontrollieren und mit Transaktionen verknüpfen. Übergeben Sie eingehende Dokumente schneller an die Mitarbeiter mit Kundenkontakt

 

Minimieren Sie den Integrationsaufwand

Nutzen Sie Ihre vorhandenen multifunktionalen Drucker, High-End-Scangeräte, Dateisystem-Ordner, E-Mail-Server, Microsoft SharePoint-Server und FTP-Sites als Quellen für Dokumente, Formulare und Faxe.