Der MDS DataExtractor ist eine leistungsstarke Lösung zur automatischen Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Formularen und Dokumenten. Automatische Erfassung, Interpretation und Digitalisierung von Papierdokumenten, gescannten Bildern, E-Mails und Faxen mit einer ausgeklügelten Dokumenten- und Zeichenerkennungssoftware.

Was ist der MDS DataExtractor ?

 

Bei der KOFAX ControlSuite dreht sich alles um die Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung von Informationen, von A bis Z und mit bestmöglichen Workflows. Neben der Konvertierung von Dokumenten und Bildern in archivierbare PDF/A- kompatible Dateien gehören zu diesen Workflows auch erweiterte Funktionen: das Erkennen und Einlesen von Barcodes, das Extrahieren von Daten aus den erfassten Dokumenten oder die Verarbeitung und Einbindung unterstützender Daten aus anderen Geschäftssystemen, anhand derer die erfassten Informationen überprüft werden und gewährleistet wird, dass nur korrekte Daten an die Backendsysteme übergeben werden.

Für optimale Ergebnisse sollten menschliche Interaktionen und deren Auswirkungen bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten weitgehend minimiert werden. Der Einsatz von OCR, ICR, IDR sowie von Überprüfungstechnologien ermöglicht einen reibungslosen Prozessablauf, bei dem Benutzereingriffe nur im Ausnahmefall erforderlich sind. Der MDS DataExtractor ist ein leistungsstarkes KOFAX ControlSuite-Add-on für die Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. MDS DataExtractor arbeitet besonders schnell und effizient, da die manuelle Extraktion und Eingabe von Daten auf ein Minimum reduziert wird.

Der Einsatz digitaler Workflows beschleunigt Geschäftsabläufe und steigert die Datenqualität, was wiederum Compliance-Risiken minimiert.

Wichtigste Funktionen

  • Extrahiert, validiert und routet automatisch Daten aus Dokumenten, die von Kofax ControlSuite und Kofax AutoStore erfasst wurden.
  • Abbau/Optimierung von Dokumenten-Prozesse
  • Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten
  • Erkennung von hand- und maschinenschriftlichen Inhalten, Barcodes, Ankreuzkästchen
  • Intuitive Tools für die Datenüberprüfung

Dokumentenerkennung

Dokumentenaufteilung, Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion sind Vorgänge, die gut automatisiert werden können. Der MDS DataExtractor bietet dazu verschiedene Methoden, die sich für jedes Dokumentenziel individuell konfigurieren lassen. Verarbeitbare Dokumentarten:

Strukturierte Dokumente

Das sind typische Formulare mit einem festen Platz für jeden Dateneintrag. Dazu können in Blockhandschrift ausgefüllte Formulare, Auswahlkästchen usw. gehören.

Teilweise strukturierte Dokumente

Das sind typische Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw. Sie folgen einem allgemeinen Layoutmuster, sodass sich Regeln dafür festlegen lassen, wo nach bestimmten geschäftlichen Informationen gesucht werden soll. Im Gegensatz zu strukturierten Dokumenten gibt es jedoch keinen festgelegten Platz für die Information.

Unstrukturierte Dokumente

Dies sind allgemeine Schreiben von Unternehmen an Verbraucher oder von Unternehmen an Unternehmen, die keinem Muster folgen. Nur die Syntax der Information und das
semantische Muster kann die Suche nach Informationen leiten

Dokumentenklassifizierung

Dokumentenklassifizierung wird verwendet, um den relevanten Geschäftsprozess zu bestimmen, nach dem das Dokument verarbeitet werden sollte. Dokumente werden in verschiedene Dokumentenklassen eingestuft um zu steuern, welche Art von
Metadaten aus dem Dokument extrahiert werden muss.
Es gibt mehrere Optionen für die Bestimmung der Dokumentenklasse und diese können kombiniert werden, um für den bestmöglichen Klassifizierungsprozess zu sorgen.
Adaptive Klassifizierung ist ein Lernalgorithmus, der aus jeder Dokumentenklasse mehrere Beispiele verwendet und die charakteristischen Merkmale der Dokumente extrahiert. Jedes folgende Dokument, das klassifiziert werden soll, wird dann mit
diesen Merkmalen verglichen und entsprechend klassifiziert. Anhand dessen lernt das System.
Diese Methode eignet sich gut für unstrukturierte Dokumente. Regelbasierte Klassifizierung verwendet eine Reihe von Klassifizierungsregeln, um jedes Dokument zu identifizieren. Diese Regeln verwenden typischerweise Sätze und Kombinationen von Schlüsselwörtern, um Informationen zu
lokalisieren, die von der Seite extrahiert werden sollen. Dieser Ansatz eignet sich am besten für teilweise strukturierte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen usw.Voreingestellte Werte, die man durch AutoStore am Punkt der Erfassung erhält, können auch verwendet werden, um ein
Dokument zu klassifizieren.

Extrahieren und Speichern von Daten mit dem MDS DataExtractor

MDS DataExtractor verwendet die fortschrittlichsten Tools zur Erfassung, Klassifizierung, Extraktion, Validierung und Speicherung von Papierdokumenten und anderen Arten von Inhalten. Hierzu gehören Faxe, E-Mails mit angehängten Dokumenten, Bilder, Geschäftsformulare und komplexe mehrteilige Dokumente.

Mit dem MDS DataExtractor beginnt die Automatisierung dort, wo Dokumente im Unternehmen eingehen: in der Poststelle.

MDS DataExtractor erfasst und digitalisiert Dokumente, Formulare sowie Faxe schnell und effizient aus Quellen wie High-End-Scangeräten, Multifunktions-Peripheriegeräten (MFPs), Dateisystem-Ordnern, E-Mail-Servern, Microsoft® SharePoint®-Servern und FTP-Sites.

Für optimale Ergebnisse wendet unsere Erfassungssoftware zuerst die Funktion zur Dokumenterkennung an, um den Dokumententyp zu klassifizieren – beispielsweise um festzustellen, ob es sich um eine Rechnung, einen Versicherungsanspruch, eine Auftragseingabe, ein Antragsformular, Kundenfeedback oder einen anderen definierten Dokumententyp handelt. Anschließend extrahiert die Lösung mit Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Intelligent Document Recognition (IDR) Geschäftsdaten aus dem digitalen Image.

Die Lösung unterstützt die manuelle und einfache Dateneingabe per Mausklick für die Ausnahmebehandlung in Fällen, in denen Daten nicht erkennbar sind. MDS DataExtractor überträgt automatisch digitalisierte Dokumente (einschließlich zugehörige Metadaten) an ECM-, ERP-, CRM- und in unzählige Ablagesysteme.

MDS DataExtractor Funktionen & Vorteile

Optimieren Sie Genauigkeit

Reduzieren Sie Fehler und verbessern Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten in Ihr ECM- oder ERP-System durch regelbasierte Klassifizierung, Extraktion und Verifikation. Mit einem Klick und manueller Ausnahmebehandlung wird die Genauigkeit weiter optimiert.

Nutzen Sie die Vorteile fortschrittlicher Technologie

Setzen Sie die derzeit fortschrittlichsten Tools ein, um Informationen mit einer Reihe von Datenextraktionsmethoden zu erfassen: Barcode, Patchcode, optische Markierungserkennung, Formularerkennung, Freiformerkennung, datenbankgestützte Erkennung und Adaptive Reading Technology

Verbessern Sie die Compliance

Reduzieren Sie Verzögerungen und Compliance-Probleme, indem Sie eingehende Dokumente sofort kontrollieren und mit Transaktionen verknüpfen. Übergeben Sie eingehende Dokumente schneller an die Mitarbeiter mit Kundenkontakt

 

Minimieren Sie den Integrationsaufwand

Nutzen Sie Ihre vorhandenen multifunktionalen Drucker, High-End-Scangeräte, Dateisystem-Ordner, E-Mail-Server, Microsoft SharePoint-Server und FTP-Sites als Quellen für Dokumente, Formulare und Faxe.