Mit jeder Transaktion werden vertrauliche Informationen weitergegeben. Ohne diese Weitergabe käme das Geschäft zum Erliegen. Ob es sich dabei um die finanziellen Unterlagen eines Kreditnehmers oder die medizinischen Unterlagen eines Patienten handelt, die richtige Behandlung vertraulicher Daten ist keine einfache Aufgabe. Und in verteilten Druckumgebungen ist es eine zeitaufwendige Aufgabe, Dokumente sicher aufzubewahren und einen transparenten Prüfpfad zu erstellen.

W-ELP macht Ihre Workflows für Dokumentenkontrolle und Druckmanagement intelligenter. Mit den Prozessorchestrierungs -funktionen von W-ELP können Unternehmen wie die digitalisierten Unternehmen von morgen arbeiten, indem sie vertrauliche Informationen sicher aufbewahren, die Druckeffizienz steigern und Compliance-Risiken vermindern.

Verbesserte Produktivität, Sicherheit und Compliance Danke Leistungsstarker Dokumentenkontrolle

 

 

Unternehmen müssen heute die Nase vorn haben, vor allem was ihre digitale Transformation betrifft. Sie brauchen Lösungen, die ihre Workflows, insbesondere ihre Dokumentenkontroll- und Druck-managementprozesse, intelligenter gestalten, um Geschäftsleistungen zu steigern, Kosten zu senken und das Gesamtergebnis zu verbessern.

 

Mit Output Manager können Unternehmen nach dem Motto „Work Like Tomorrow“ agieren und ihre Anforderungen hinsichtlich Dokumentenkontrolle und Druckmanagement intelligent bewältigen: Leistungsstarke Sicherheitsfunktionen helfen, die Dokumenten-sicherheit zu verbessern, Ineffizienzen zu minimieren und Compliance-Risiken zu mindern.

 

Ausgereifte Druckfunktionen und Dokumentenkontrollen sowie intelligente Schwärzungs- und Weiterleitungsfunktionen ermöglichen eine effiziente Prozessorchestrierung und eine spürbare Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Kofax Output Manager hilft überdies, gedruckte Dokumente wirksam zu schützen und verhindert den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Daten.

 

Steigerung der Produktivität durch Vereinfachung der Druck-Workflows

 

Schutz vertraulicher Daten durch schlüssige Sicherheitsmaßnahmen

 

Senkung der Kosten und Reduzierung von Ineffizienzen durch ein zentralisiertes Druckmanagement

Nachverfolgung, welche Personen auf ein Dokument zugegriffen haben

Unterstützung der mobilen Arbeitskräfte mit Remote-Funktionen zum Drucken und Erfassen

Gewährleistung der Compliance durch die Absicherung vertraulicher Daten vor dem Drucken

HAUPTLEISTUNGSMERKMALE

Möglichkeit, den Druckstrom abzufangen und das Ausdrucken
vordefinierter vertraulicher Daten zu verhindern.

Umleiten von Dokumenten oder Löschen und Hinzufügen
spezifischer Daten in bestimmten Dokumenten zur Steigerung
der Produktivität.

Unterstützung für Desktop-Anwendungen in virtuellen
Citrix-Desktopinfrastrukturen (VDI), Funktionen für dezentrales
Drucken und Architekturen mit erweiterter Hochverfügbarkeit.

Verschiedene Authentifizierungsmethoden für Mobilgeräte,
einschließlich NFC-/Bluetooth-Authentifizierung

Anpassbar an unterschiedlichste Umgebungen: von kleinen
Büros bis hin zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten
und Tausenden von Ausgabegeräten.

Komplett überarbeitete, webbasierte Verwaltung und zügige
Konfiguration der Druckumgebung über Assistenten und
Vorlagen.

Wichtigste Funktionen

  • Dokumentenüberprüfung und -abfrage
  • Individuell konfigurierbare Identifizierung und
    ggf. Schwärzung personenbezogener oder
    vertraulicher Daten
  • Zentrales Druckmanagement und Skripte, die
    Dokumente über mehrere Druckzentren hinweg
    standardisieren
  • Intelligente Dokumentenkontrollen mit
    Prüfpfaden und Berichterstellung
  • Sichere Dokumenten-Workflows, einschließlich
    in Citrix VDI-Umgebungen
  • Erweiterte Hochverfügbarkeit
  • Verschlüsselung ruhender Daten

Wasserzeichen

Versehen Sie Ihre Dokumente mit beliebigen Informationen, von extern oder auch aus dem Datenstrom: Wer druckte wann, Seitenzähler, Hinweise, Statusmeldungen, sonstige Zähler, und vieles mehr. Sicherheitsinformationen wie zum Beispiel Barcodes oder beinahe unsichtbare graue Flecken verteilt über die gesamte Seite.

 

 

Signaturen überlagern

Beispielhafter Eindruck des Fotos des Bearbeiters bzw. Ansprechpartners oder dessen Unterschrift. Ganz nach Belieben sind diese fest aber auch variabel positionierbar, wie z. B. die Unterschrift unterhalb des Textes „Mit freundlichen Grüßen“

 

Formular-Eindruck

Versehen Sie Ihre Dokumente mit beliebigen Informationen, von extern oder auch aus dem Datenstrom: Wer druckte wann, Seitenzähler, Hinweise, Statusmeldungen, sonstige Zähler, und vieles mehr. Sicherheitsinformationen wie zum Beispiel Barcodes oder beinahe unsichtbare graue Flecken verteilt über die gesamte Seite.

 

Einfügen von Seiten

Während dem Druckprozess kennt die ELP Software immer die genaue Seitennummer, wie auch die Nummer der Kopie. Dadurch wird die Überlagerung und Einfügung von Formularen oder Formularsätzen zum Kinderspiel. Auf jeder Druckseite sind beliebig viele Formulare möglich: Logos, Briefbögen, Knicklinien, Adressfensterzeilen, etc.Ersetzung von Texten wie zum Beispiel Rechnung durch Lieferschein und Löschen der Preise, alles kein Problem!

 

 

Klassische Archivierung

 

Speicherung der in das ELP-System eingehenden bzw. der generierten Ausgabedatenströme in beliebig auswählbare Verzeichnisse zur Archivierung, bzw. für Sammeln, Sortieren, Hinzufügen und Wiederholungsdruck. Die PCL 5 oder 6 Datenströme sind darüber hinaus in diesen Formaten speicherbar: PDF, TIFF oder JPG. Die jeweiligen Dateinamen sind frei wählbar und können beliebige Informationen auch aus dem Datenstrom enthalten. Eine zeitliche Limitierung und die Aufteilung von Serien- in Einzeldokumente ist auch möglich. Auf Wunsch erzeugt ELP zu jedem Datenstrom so genannte Indexdateien für ihre Archivierungssoftware, siehe unten

 

 

Archivierung mit Indexdateien

ELP erzeugt auf Wunsch für jedes gespeicherte Dokument eine Meta-Indexdatei in einem völlig frei wählbaren Format (.hps or .xml). Diese Dateien ermöglichen das zielgerichtete aufnehmen des Dokuments durch profesionelle Dokumenten-Management-Systeme.

 

Barcodes 1D/2D

Alle eindimensionalen Barcodes (1D) nach dem Industriestandard  und zweidimensionale Barcodes der PCL 5 Druckersprache werden von ELP unterstützt. Anstelle der Verwendung eines hardwarebasierenden Moduls im Drucker, ist es oft ökonomischer eine Software einzusetzen, welche dieselben Funktionen bietet bzw. sogar noch deutlich mehr. Die unterstützten Funktionen sind: Rotation, unabhängige Skalierung in X und/oder Y Richtung, automatische Erzeugung der Prüfsumme, Positionierung des lesbaren Textes, Überprüfung der Nutzinformation.

 

OMR Marken

Die OMR-(Optical Mark Recognition) Funktion von ELP ist eine einfach zu nutzende Lösung zur Steuerung von Kuvertiermaschinen. Dabei unterstützt ELP fast alle Hersteller.
OMR Barcodes werden benutzt um automatisch den Beginn und Ende eines Briefes zu erkennen, damit die Maschine diesen dann kuvertieren kann. Darüber hinaus bietet ELP die Möglichkeiten der postalischen Sortierung und Optimierung und selektive Beilagensteuerung für zusätzliche Werbung. Und dies gerne unter der Berücksichtigung von Portogebühren. Eine optionale Datenbank ermöglicht darüber hinaus auch den E-Mail- bzw. Fax-Versand Ihrer Dokumente.

 

 

VORTEILE VON PRINT OUTPUT MANAGEMENT

Bessere Ergebnisse bei Compliance-Audits

  • Identifizieren und Entfernen vertraulicher Daten vor dem
    Druck
  • Entfernen von Dokumenten aus dem Standard-Workflow,
    um das Ausdrucken zu verhindern
  • Verhindern des Drucks bestimmter Elemente, wenn diese
    vordefinierte vertrauliche Informationen enthalten
  • Einrichten von Kontrollketten, die festhalten, wer welche
    Informationen abgerufen oder gedruckt hat
  • Schutz ruhender Daten durch Verschlüsselung des
    Dateispeichers für zu druckende oder gedruckte Daten
  • Aufbewahrung elektronischer Kopien von gedruckten
    Dokumenten, um Compliance-Anforderungen einzuhalten

Minimieren von Sicherheitsrisiken durch leistungsstarke
Sicherheitsfunktionen

  • Ändern des Nutzerverhaltens durch Hinzufügen von
    Wasserzeichen oder Informationen zum Dokumenteneigentum
  • Schutz vertraulicher Daten durch Dokumentenprüfung
    und -transformation
  • Identifizierung des rechtmäßigen Eigentümers von
    Dokumenten und Verhinderung einer unzulässigen
    Verbreitung vertraulicher Daten

 

Erweiterte Arbeitskapazitäten und Reduzierung von
Ineffizienzen und Kosten beim Druckmanagement

  • Bereitstellung von Tools, die zeitraubende komplizierte
    Workflows vereinfachen und automatisieren
  • Zentralisieren des Druckmanagements zur Minderung
    der Hardwarekosten
  • Unterstützung mobiler Mitarbeiter durch Drucken,
    Erfassen, Verarbeiten und Weiterleiten von Daten über
    ihre Mobilgeräte
  • Standardisierung nicht kompatibler Dokumenten-
    formate und Druckströme