DMS/ECM –
weit mehr als digitale Dokumente

Ein modernes Unternehmen zu führen und zu managen ist kein Kinderspiel.

Immer mehr Gesetze und Vorgaben, schnellere Produktzyklen, schärferer Mitbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick
zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie digital erfasst oder vorhanden, aber dennoch haben
Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser machen, anders machen, effizienter machen.

Es profitieren
alle Abteilungen

Ein reibungsloser Workflow & ein automatisiertes Dokumenten-Management machen den Mehrwert der neuen DMS-/ECM-Lösung für alle spürbar.

Wir sind Ihre Digitalisierung.

Wir analysieren, beraten und finden gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung für Ihr Dokumentenmanagement. Wir automatisieren Prozesse, vereinfachen Workflows, wir archivieren und sichern Ihre Daten, sodass sie in kürzester Zeit wieder auffindbar sind. Damit sorgen wir für immense Zeit- und Kostenersparnis in Ihrem Unternehmen.

Es profitieren alle Abteilungen

Ein reibungsloser Workflow & ein automatisiertes Dokumenten-Management machen den Mehrwert der neuen DMS-/ECM-Lösung für alle spürbar.

Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher, Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösung optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt Sie unser DMS/ECM während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente, angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts-und revisionssicheren Archivierung.

Durch die Digitalisierung Ihrer Personaldokumente und -abläufe haben Sie jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen ─ Sie behalten den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen Sie bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personalunterlagen haben.

Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt Sie bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen Ihnen und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.

Sie behalten stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in Ihrem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz Ihrer Vorgänge sind Sie in der Lage aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitgleich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Sie haben den Überblick über Ihre gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über die Bestellung und den Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Sie können somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen Ihrer Lieferanten können Sie schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.

Auf einen Blick erhalten Sie alle Informationen zu Ihren Verkaufsvorgängen. Angefangen beim Erstkontakt bis hin zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit auch von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen. Ihre wichtigsten Unterlagen haben Sie somit immer griffbereit.

Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert Ihnen dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es Sie dabei Insellösungen abzuschaffen. Ihr administrativer Aufwand verringert sich und Sie erhöhen die Ausfallsicherheit.

Einkauf
Sie haben den Überblick über Ihre gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über die Bestellung und den Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Sie können somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen Ihrer Lieferanten können Sie schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.

Vertrieb

Auf einen Blick erhalten Sie alle Informationen zu Ihren Verkaufsvorgängen. Angefangen beim Erstkontakt bis hin zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit auch von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen. Ihre wichtigsten Unterlagen haben Sie somit immer griffbereit.

IT
Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert Ihnen dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es Sie dabei Insellösungen abzuschaffen. Ihr administrativer Aufwand verringert sich und Sie erhöhen die Ausfallsicherheit.

Buchhaltung

Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rech-
nungseingangsworkflow unterstützt Sie bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen Ihnen und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.

Barcode-Scans

Business Connect verwandelt jedes Mobilgerät in einen Barcode-Scanner, beschleunigt somit Arbeitsabläufe und verbessert die Datenqualität. Elektronische Formulare lassen sich durch Abruf der Daten aus der Firmendatenbank automatisch und fehlerfrei ausfüllen.

Elektronische Signatur

Sorgen Sie durch elektronisch erfasste und von Mobilgeräten versendete Unterschriften für reibungslose Geschäftsabläufe. Mitarbeiter können durch ihre Signatur auf dem Mobilgerät Vorgänge autorisieren, Genehmigungen einholen oder Daten unterwegs validieren.

Geotagging

Vorgänge sind besser nachvollziehbar, wenn bekannt ist, wo die Daten erfasst wurden. Business Connect kann Standortdaten automatisch erfassen oder bei Bedarf abrufen, zum Beispiel um Arbeitseinsätze für Prüfzwecke nachzuweisen oder um nachzuvollziehen, wo gearbeitet wurde.

Papierformulare ohne Papier – und ohne Fehler

Das Suchen, Ausdrucken, Mitnehmen und Abgeben von Papierformularen hat jetzt ein Ende. Mit KOFAX Business Connect lassen sich elektronische Formulare vorab auf die Anforderungen mobiler Mitarbeiter abstimmen und sind blitzschnell ausgefüllt und abgeschickt. Eine intelligente Benutzeroberfläche mit Datumsauswahl, Dropdown-Listen und Datenbankabfragefunktionen macht die Dateneingabe einfach und schnell. Außerdem werden die Daten direkt bei der Eingabe durch einen Abgleich mit den Geschäftsanwendungen validiert.

Mit der Kofax Business Connect App erhalten Sie ein elektronisches Formular und profitieren außerdem von Geräte-nativen Funktionen wie der Kamera, Audio, GPS, Barcode Leser und  Signaturfeld. So lassen sich benötigte Informationen sehr einfach und direkt an Ort und Stelle erfassen und an Geschäftsprozesse übergeben

KOFAX Business Connect – Weitere Funktionen

Bidirektionale Datenbankabfragen

Datenbanken lassen sich im Handumdrehen durchsuchen und die
gewünschten Daten abrufen und auf dem MFP-Display, Windows-
Desktop oder Mobilgerät anzeigen. Mit dem Eintrag in ein Indexfeld
startet die Datenbankabfrage, womit alle Felder automatisch gefüllt
werden. Das beschleunigt die Indexierung und steigert gleichzeitig
die Genauigkeit.

Native LDAP-Integration

Kofax AutoStore-Nutzer können auf jedem beliebigen
unterstützten MFP die unternehmensinterne Kontaktliste
durchsuchen oder nach Domänennamen suchen, um eine
Liste mit auswählbaren Adressen zu erhalten. Nach
Bestätigung ihrer Auswahl können sie ihre Scans direkt an
die ausgewählten Adressen senden

Unterstützung für Geschäftsprozess-Automatisierung

Kofax AutoStore automatisiert dokumentenbasierte Geschäfts-
prozesse und senkt damit Kosten, erhöht die betriebliche Effizienz,
verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit und sorgt für
die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften.

 

Systemkonnektoren

Kofax AutoStore lässt sich nahtlos mit über 40 gängigen
Unternehmensanwendungen verbinden, die damit von noch
umfangreicheren und genaueren Daten profitieren. Unsere
Konnektoren sind kostenlos und werden direkt unterstützt und
gewartet.