Die Herausforderung

SAP erfreut sich großer Beliebtheit. Es lassen sich sehr komplexe Geschäftsprozesse in vielen Bereichen, von Einkauf über Logistik und Produktion bis hin zu Human Ressources sowie Finanzen abdecken. Darüber hinaus bietet SAP Funktionen zur Dokumentenverwaltung und –archivierung, die einen sicheren und effizienten Ablageort darstellen.
 
Die Herausforderung liegt jedoch darin, dass SAP-Anwender mit zu vielen Arbeitsschritten zu kämpfen haben, um Papier- oder PDF-Dokumente sowie jede Art von Daten den bestehenden Vorgängen zuzuordnen.

Einfache Abhilfe liefert hier:
KOFAX AUTOSTORE ® FÜR SAP ® .
 
Die Multichannel-Plattform ermöglicht eine intuitive, sichere und nahtlose Integration von jeglichen Dokumenten und Informationen direkt in die jeweilige SAP-Anwendung.

Was Sie über Kofax AutoStore für SAP wissen sollten:

Kofax AutoStore ® für SAP ® vereinfacht die komplexen manuellen Vorgänge rund um die Einbindung von Dokumenten in SAP-Prozesse. Ihr Unternehmen kann damit sogenannte Workflows einrichten,
mit denen sich der gesamte Dokumentenprozess (Scannen, Erfassen, Ablegen und Weiterleiten von Papier- und digitalen Dokumenten) ungemein vereinfachen lässt.

 
Ein AutoStore-Workflow ähnelt einer App und kann von jedem bedient werden – unabhängig vom Eingabemedium: Multifunktionsgeräte (MFPs), Scanner, Tablets, Smartphones, PCs oder über den
Webbrowser.

 
Diese Multichannel-Plattform von Kofax ermöglicht eine intuitive, effiziente und sichere Umsetzung dieser dokumenten- und informationslogistischen Vorgänge in SAP. Mehr zu Kofax Autostore finden Sie hier:

Warum ist es so sinnvoll AutoStore zu
verwenden, um Daten in SAP hochzuladen?

Direkter Datenupload in SAP

Mit AutoStore können Sie digitale und papierbasierte Dokumente direkt indexieren und in die gewünschten SAP-Prozesse oder Objekte integrieren. Dank einer einheitlichen Schnittstelle und einer anpassbaren Oberfläche mit einfacher Benutzerführung kann AutoStore von jedem bedient werden.
 

• Schnell: Daten sind im Handumdrehen einem SAP-Prozess oder -Objekt zugeordnet.
• Benutzerfreundlich: Dokumente können von allen – und nicht nur von „teuren“ SAP-Experten in SAP geladen werden.
• Effizient: Upload-Prozesse sind sowohl für digitale als auch für Papierdokumente optimiert

Echtzeit-Metadaten für SAP-Prozesse

Bei der Datenerfassung mit AutoStore können unterschiedliche Metadaten vom Anwender abgefragt werden.
 
AutoStore:

• ergänzt die einem SAP-Projekt oder -Objekt zugeordneten Daten, z. B. um Status, Sachbearbeiter oder Fälligkeit,
• ermöglicht eine präzisere Informationssuche,
• verbessert die Informationsbasis für künftige Audits.

Datenvalidierung über bidirektionalen Datenbankabgleich

Datenbanken lassen sich zum Abrufen und Anzeigen von Metadaten direkt am MFP-Display durchsuchen. Mit dem Eintrag in ein Indexfeld startet die Datenbankabfrage, womit alle Felder automatisch gefüllt werden.
 

• Zugriff auf Informationen anderer Abteilungen bei der Dateneingabe und -validierung, besonders hilfreich bei dezentralen Scanprozessen.
• Deutlich schnellere und präzisere Indexierung von Dokumenten.
• Erhöhte Benutzerfreundlichkeit, gleichzeitig weniger Zeitaufwand am Erfassungsgerät.

Es gibt zahlreiche Module in SAP mit einer
Vielzahl untergeordneter Prozesse und
Spezialmodule. Ist AutoStore für SAP in
Verbindung mit allen Modulen einsetzbar?

JA. Die AutoStore Technologie ist eine generische Software, die eingesetzt wird, um Daten in jedes beliebige SAP-Modul oder in einen SAP-Prozess importieren zu können. AutoStore kann jegliches Dokument direkt an die bestehenden Dokumentenverwaltungsstandards in SAP übergeben – DMS, ArchiveLink, FoldersManagement oder PI für Web Services.
AutoStore für SAP lässt sich standardmäßig an alle SAP-Module 1 anbinden, mit denen die zentralen Geschäftsprozesse und Transak
tionen gesteuert werden:

• Financial Accounting (FI)
• Financial Supply Chain Management (FSCM)
• Controlling (CO)
• Materials Management (MM)
• Sales and Distribution (SD)
• Logistics Execution (LE)
• Production Planning (PP)
• Quality Management (QM)
• Plant Maintenance (PM)
• Project System (PS)
• Human Resources (HR)

Welche Inputgeräte und Dokumentenarten
deckt AutoStore für SAP ab?

Kofax unterstützt gegenwärtig mehr als 900 Inputgeräte unterschiedlichster Hersteller. Kein Wunder, dass diverse Analysten AutoStore als marktführendes Produkt hinsichtlich des Umfangs der unterstützten Inputmedien bezeichnen. Mit Kofax AutoStore kann eine Organisation sowohl digitale als auch Papierdokumente über alle gängigen Multifunktionsgeräte (MFP), Scanner, Smartphones (iOS + Android), Tablets, PCs oder beliebige Internetbrowser erfassen.

Worin unterscheidet sich AutoStore für
SAP von etablierten Fachanwendungen
im SAP-Markt?

In den meisten funktionalen Modulen in SAP sind bereits proprietäre Anwendungen und Prozesse für die Erfassung und den Dokumentenupload ins System enthalten. Diese werden von den entsprechen-
den Fachanwendern bedient. Mit AutoStore für SAP kann eine Organisation hingegen einen generischen Prozess definieren, der über alle Module hinweg gleichermaßen funktioniert. Dabei profitieren alle
Unternehmenseinheiten von dem anpassbaren, intuitiven Benutzerinterface von AutoStore, Produkttrainings sind nicht länger erforderlich.

Kann ich bereits beim Erfassen der Dokumen-
te/Informationen mit AutoStore auf SAP-In-
formationen zugreifen, um den Indexierungs-
prozess zu vereinfachen?

AutoStore ermöglicht das Daten-Look-Up von jeglichen SAP-Informationen in der AutoStore-Erfassungsoberfläche (Multifunktionsgeräte, Scanner, Tablets, Smartphones, PCs oder der Browser). Somit wird der Erfassungsprozess nochmals vereinfacht. Bei einem voll automatisierten Workflow können ebenfalls Daten aus SAP hinzugezogen werden, um eine korrekte Ablage sicherzustellen.