Rechtssicherheit in der Dokumenten- und Informations-Logistik

Versenden Sie Rechnungen an Ihre Geschäftspartner noch auf Papier?

 

Wer annimmt, dass es ausreicht, Papierdokumente einfach zu scannen und in den digitalen Workflow zu bringen bzw. zu archivieren, der hat weit ge- fehlt. Die erste Frage, die sich stellt, ist, um welche Dokumente handelt es sich und was geschieht danach mit den digitalen Dateien? Es macht einen großen Unterschied, ob es sich um Korrespondenz, Rechnungen, Verträge oder Urkunden handelt und wie lange diese archiviert werden müssen. Wie kann die Echtheit bewiesen werden, was schützt vor Manipulation und wie stelle ich sicher, dass die Originaldokumente vernichtet werden dürfen.

Wir bringen Klarheit in den Dschungel von recht- lichen Vorgaben und technischen Richtlinien und zeigen Ihnen Lösungen, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

Kofax AutoStore ist eine integrierte Lösung, die über sichere, automatische und konforme Workflows Dokumente von unterschiedlichsten Hardware- und Softwareplattformen erfasst. Die speziell für den Einsatz im Büro entwickelte Lösung hilft Mitarbeitern, effizienter und produktiver zu arbeiten und bietet unternehmensweite Kontrollen für die Informationssicherheit und Governance. Kofax AutoStore
unterstützt eine große Bandbreite an MFP-Marken und -Modellen, Geschäftssystemen und Mobilgeräten und ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumenten-und Datenerfassungsabläufe in jeder beliebigen IT-Umgebung.
Unternehmen können ihre digitale Transformation mit einfachen und funktionalen Lösungen beginnen, die zuverlässige Ergebnisse liefern. Im Zuge einer umfangreicheren Digitalisierung der Arbeitsumgebung lassen sich diese Lösungen dann problemlos skalieren, um komplexere Aufgaben und Workflows zu bewältigen.

Mehr zu Kofax Autostore finden Sie hier:

 

Hintergrund

Die Digitalisierung von Papierdokumenten läuft auf Hochtouren, doch die wenigsten beschäftigen sich mit der Rechtssicherheit

Rechtssicherheit bedeutet:

  • Gesetze und Richtlinien erfüllen
  • Verträge rechtsgültig unterzeichnen
  • Dateien gesichert weiterverarbeiten
  • Dokumentenschutz
  • Nachweis, dass es sich bei den elektronischen Dokumenten um das Original handelt – EinheitlichesDatenformat
  • Sicherstellen, des Beweiswertes elektronischer Dokumente
  • Erhaltung des Beweiswertes bei technischen Änderungen

Kooperation mit OpenLimit

OpenLimit mit Sitz in Baar (Schweiz) und GmbH in Berlin ist Technologiepartner für sichere Dokumentenprozesse

 

Das Unternehmen zeichnet sich aus durch:

  • evaluierte IT-Sicherheit nach international höchsten Sicherheitsstandards (Common Criteria EAL 4+)

  • eindeutige Authentisierung: Entwicklung der AusweisApp, der Anwendersoftware für den neuen Personalausweis in Deutschland

  • rechtsichere Signaturverfahren: Weltweit erstes Unternehmen mit EAL 4+ Zertifizierung für Signatursoftware

  • beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung: Exklusiver Kooperationspartner von Fujitsu mit BSI-zertifiziertem Produkt „Fujitsu SecDocs powered by OpenLimit“

  •  sichere Datenübertragung

  • Entwicklung und Bereitstellung eines Konnektors für die Signatur - und Zeitstempelerstellung in Kofax AS

Vorteile:

  • Das Dokument erhält durch die Gesamtlösung eine rechtssichere elektronische Identität
  • Das Dokument verfügt anschließend über ein Sicherheit gegen mögliche Manipulationen
  • Sicherer Austausch elektronischer Dokumente und Daten
  • Das elektronische Dokument entspricht einem Original
  • Papierdokumente können nach dem Prozess vernichtet werden
  • Kurze Verarbeitungszeiten und Beschleunigung der Kommunikation
  • Hohe Daten-und Rechtssicherheit
  • Haftungsminimierung der verantwortlichen Mitarbeiter
  • Kostenersparnis

Gesetzesgrundlagen:

  • Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen.
  • Als Ersatz der eigenhändigen Unterschrift gilt rechtsverbindlich die qualifizierte elektronische Signatur .
  • Europäisches Gesetz: die eIDAS-Verordnung regelt elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste für die Durchführung von elektronischen Transaktionen im Binnenmarkt

Signaturarten

EinfacheelektronischeSignatur
– Geringste Beweiskraft und ohne staatliche Kontrolle.
– Geeignet für unternehmensinterne Dokumente

 

Fortgeschrittene elektronische Signatur
– Minimale Beweiskraft, nicht Rechtsverbindlich
– Vereinbarung zwischen Unternehmen, bei der die Identität einer Person sichergestellt wurde – Geeignet für digitale Quittierungen auf Signaturpads von Post- oder Lieferdiensten

 

Qualifiziert eelektronische Signatur
– höchste Beweiskraft und Rechtsverbindlich
– ersetzt die handschriftliche Unterschrift in der digitalen Welt – Verwendung von Signaturkarten oder Zertifikaten eines VDA

Einsatzvarianten:

Nutzung zentraler Software mit Kartenleser und qualifizierter Signaturkarte
– Kostensparend, da unbegrenzt Signaturen erzeugt werden können
– Sehr hoher Datenschutz
– Für Unternehmen geeignet, im Privathaushalt nicht verbreitet

 

Nutzung einer Unternehmenskarte (Siegel)
– Eine Siegelkarte für das ganze Unternehmen
– Sehr hoher Datenschutz und kostensparend

 

Nutzung von Fernsignaturen (Remote) (in Planung)
– Mittlerer Datenschutz
– Zertifikate werden beim VDA gespeichert

Anwendungsbereiche

  • Ersetzendes Scannen
  • Rechtssichere E-Mail-und Dateiarchivierung
  • Langzeitarchivierung von elektronischen Daten
  • Versiegelung aller elektronischen Unternehmensdaten
  • Elektronische Kommunikation

Kofax ControlSuite

Digitale Transformation beflügelt durch eine Multichannel-Input and Output Plattform

Rechtssichere E-Mail- und Dateiarchivierung

Kofax AutoStore Data Capture Solutions

Kofax AutoStore bietet eine zentrale Lösung zur Ab- wicklung aller Dokumenten- und Datenerfassungs- aktivitäten in allen Enterprise-IT-Umgebungen. Mit Kofax AutoStore automatisieren Sie Ihre dokumentengesteuerten Geschäftsprozesse, um die Kosten zu senken, die betriebliche Effizienz, die Kommunikati- on und die Zusammenarbeit zu verbessern sowie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu stärken.

Substitute Scanning (TR RESISCAN)

Integration of OpenLimit DPS (Document Processing Service)

Rechtssicheres und ersetzendes Scannen

Branchen: Behörden, alle Unternehmen, Banken und Versicherungen mit unterschiedlichen Anforderungen

Die TR RESISCAN1 , die vom Deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstech- nik (BSI) herausgegeben wurde, beschreibt die Voraussetzungen des ersetzen- den Scannens. Damit ist gemeint, dass nach der Digitalisierung die Original- dokumente vernichtet werden können. Die TR beschreibt den strukturierten Scanprozess mit den sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Für öffentliche Institutionen ist die TR RESISCAN im E-Govern- ment-Gesetz verankert. Für alle anderen Unternehmen und Organisationen hat die TR RESISCAN einen empfehlenden Charakter.

Gewohnte Flexibilität – noch mehr Mehrwerte

Integritätssicherung, Beweiswerterzeugung und Sicherheit für einen noch größeren MEHRwert!

Elektronische Kommunikation im Gesundheitswesen

Branchen: Gesundheitswesen

Im E-Health-Gesetz geht es unter anderem um den hohen Stellenwert von Datenschutz und Datensicherheit, wobei hier keine klare Vorgehensweise definiert ist. Der Bundesverband Gesundheits-IT – bvitg e. V.1 bezieht sich auf die eIDAS-Verordnung2 , die einen europaweit gültigen Rechtsrahmen für den elektronischen Identitätsnachweis und für Vertrauensdienste wie z. B. elektro- nische Signaturen, Siegel und Zeitstempel regelt.

Rechtskonforme Archivierung

Digitale Gutachten

Langzeitarchivierung LZA (Preservation) von elektronischen Daten

Kofax ControlSuiteTM im Überblick

  • Authentifizierung
  • Erfassung
  • Verschlüsselte Übertragung
  • Dynamische Indexierung
  • Index Validierung
  • Bildverbesserung
  • Leerseiten
  • OCR
  • Barcodes (1D/2D)
  • PDF/A Erzeugung
  • E-Mail Hinweis „Sichtprüfung“
  • Sichtprüfung z.B. über PPDF
  • Transfervermerk
  • Zeitstempel
  • Signatur/Siegel
  • Integritätssicherung
  • Beweiswerterzeugung
  • Weiterleitung
  • DMS
  • LZA
  • SharePoint
  • SAP