Schluss mit Papierformularen
Papierformulare kosten Zeit. Man muss sie suchen, ausdrucken, mitnehmen, von Hand ausfüllen und später ins System übertragen. Das führt zu unleserlicher Schrift, Übertragungsfehlern und Verzögerungen, bis hin zur verspäteten Rechnung.
Tungsten Business Connect (vormals Kofax Business Connect) bringt Ihre Formulare und Geschäftsprozesse auf das mobile Gerät. Mitarbeiter füllen e-Forms vor Ort aus, hängen Fotos an, holen Unterschriften ein und senden alles mit einem Klick ab. Business Connect ist Teil von Tungsten ControlSuite und stellt die Funktionen von AutoStore und Output Manager auch auf Smartphone und Tablet bereit.
Wir von MD Systemhaus entwerfen Ihre e-Forms und binden sie an Ihre Systeme an.
Diese Dokumente lassen sich mobil abbilden
- Gesprächsprotokolle
- Wartungsprotokolle
- Instandhaltungsprotokolle
- Serviceprotokolle
- Schadensmeldungen
- Tätigkeitsnachweise
- Wiegescheine
- Dokumentation der Frachtsicherung
- Produktionsprotokolle
- Führerscheinnachweise
- Auslieferungsnachweise
- Checklisten
- Lagerverwaltung
Ein Klick, viele Ziele
Jedes abgeschickte Formular löst eine ganze Prozesskette aus. Ein Beispiel aus dem Außendienst:
- Formular öffnenDer Servicetechniker öffnet die App und wählt den Servicebericht.
- Daten vorbefüllenDie Kundendaten aus dem CRM erscheinen direkt im Formular.
- AbsendenEr schließt den Bericht ab, ergänzt Fotos und Unterschrift und sendet ihn mit einem Klick.
- Buchen und ablegenDas Ersatzteil wird in der Warenwirtschaft ausgebucht, der Servicebericht wird archiviert.
- InformierenDer Lieferschein geht per E-Mail raus, die Sachbearbeitung erhält eine Nachricht und prüft Einsatz und Artikel.
- AbrechnenDie Rechnung wird automatisch erstellt und an den Kunden versendet.
Funktionen im Überblick
Intelligente Formulare
Textfelder, Dropdown-Listen, Checkboxen, Schiebeschalter sowie Datums- und Uhrzeitfelder machen die Eingabe schnell. Die Daten werden schon bei der Eingabe mit Ihrer Geschäftsanwendung abgeglichen.
Fotos, Audio und Video
Hängen Sie Bilder, Audio- und Videodateien direkt an das Formular an. Fotos werden dem richtigen Projekt oder Objekt zugeordnet.
Unterschrift am Display
Mit einer Unterschrift auf dem Gerät autorisieren Mitarbeiter Vorgänge, holen Genehmigungen ein oder bestätigen Daten, ohne Papier.
Standort (Geotagging)
Business Connect erfasst Standortdaten automatisch oder bei Bedarf. So weisen Sie Arbeitseinsätze nach und sehen, wo gearbeitet wurde.
Integrierter Barcode-Scanner
Jedes Mobilgerät wird zum Barcode-Scanner. Gescannte Codes füllen Formularfelder mit Daten aus Ihrer Firmendatenbank, schnell und fehlerfrei.
Datenabfragen in beide Richtungen
Die Eingabe in ein Indexfeld startet eine Datenbankabfrage und füllt weitere Felder automatisch. Das beschleunigt die Erfassung und erhöht die Genauigkeit.
Sichere Anmeldung
Die Anmeldung läuft über AD und LDAP, auf Wunsch mit biometrischer Entsperrung. Die App lässt sich per MDM an Ihre Geräte verteilen.
MyFiles
Mitarbeiter greifen direkt aus der App auf Fileshares und HomeDrive zu.
Eigene Optik
Logo, Hintergründe und Schriften der App lassen sich an Ihr Corporate Design anpassen.
Ihre Formulare als Aktivitäten in der App
In der App sehen Ihre Mitarbeiter ihre Formulare als übersichtliche Aktivitäten. Ein Tipp öffnet das passende e-Form, vorbefüllt mit den Daten, die Ihr System bereits kennt.
Die Abbildung zeigt eine Beispielansicht mit diesen Formularen:
- Objektbegehungsprotokoll und Wohnungsübergabe
- Schlüsselbestätigung und Wasserzähler (per Barcode-Scan)
- Schadensmeldung mit Historie
- Lieferschein und Heizkessel
- Besprechungsprotokoll und Revisionsformulare
Einsatzbeispiele
Handwerk und Bau
Berichte entstehen direkt auf der Baustelle: Regiebericht, Warnpflicht, Lokalaugenschein, Bautagesbericht sowie Begehungs- und Besprechungsprotokoll.
- Strukturierte Ablage aller Formulare
- Fotos werden dem jeweiligen Projekt zugewiesen
- Die Zeiterfassung der Mitarbeiter fließt ein
- Berichte landen direkt im Backoffice
- Echtzeitabfrage gültiger CRM-Daten und Materialien
Immobilienverwaltung
Schadensmeldung, Wohnungsübergabe, Schlüsselprotokoll, Objektbegehung und Besprechungsprotokoll entstehen vor Ort statt per Hand.
- Live-Zugriff auf die Liegenschaftsdatenbank
- Formulare mit gültigen Daten strukturiert abgelegt
- Automatischer Versand an Firmen und Personen
- Fotos sind direkt im Formular eingebettet
- Schadensmeldungen mit Historie in der Datenbank
Maschinenbau und Handhabungstechnik
Einsatzschein, Messebericht, Schulungsprotokoll und Revisionsprotokolle ersetzen die täglichen Papierformulare.
- Live-Zugriff auf das ERP (Kunden, Projekte)
- Strukturierte Ablage mit automatisch erzeugter Ordnerstruktur, auch ohne DMS
- Automatische Übermittlung an den Kunden
- Fotos werden dem Projekt automatisch zugeordnet
Flughafen-Bodenservice
Das Bodenpersonal ersetzt alle Papierformulare für Dokumentation und Organisation, rund um die Uhr im Schichtbetrieb.
- Formulare je nach Mitarbeiterkategorie
- Unterschrift direkt am iPhone
- Barcode-Scan zur Identifizierung von Person oder Fahrzeug
- PDF-Formulare gehen per Multi-Route an unterschiedliche Ablagesysteme
- Verteilung der App per MDM von Apple
Von der App in Ihre Systeme
Mobile Geräte sind eine von vielen Eingangsquellen für Tungsten ControlSuite. Nach dem Absenden verarbeitet ControlSuite die Daten und Dokumente und leitet sie weiter, in beide Richtungen.
Verarbeitung
- Umbenennen und Schwärzen
- Informationsextraktion
- Regeln und Routing
- Konvertierung in PDF, PDF/A, DOCX, XLSX
- Wasserzeichen und Barcode
- Signieren, Siegeln, Zeitstempel
- Komprimierung
- Stapelverarbeitung
Ziele
- ERP
- CRM
- SAP
- ECM und DMS
- Elektronische Patientenakte
- Cloud
- Ordner und Archiv
- Datenbanken
Dafür stehen je nach ControlSuite-Paket bis zu 40 Konnektoren zur Verfügung. Zusätzlich holen Mitarbeiter vertrauliche Druckaufträge mobil ab und geben sie an einem Netzwerkdrucker erst vor Ort frei.
Unser Service: vom Papierformular zum Prozess
Als kleines Team mit kurzen Wegen begleiten wir Sie persönlich.
- Formular-Workshop: Wir sichten Ihre Papierformulare, Datenquellen und Ablagen und klären, welche Prozesse zuerst mobil werden.
- e-Forms gestalten: Wir bauen Ihre Formulare mit Dropdown-Listen, Pflichtfeldern, Fotos, Unterschrift und Barcode, passend zu Ihrem Ablauf.
- Anbindung und Rollout: Wir verbinden die Formulare mit ERP, CRM oder Ablage, richten die Anmeldung ein und verteilen die App an Ihre Geräte.
- Betrieb und Erweiterung: Wir begleiten den Start und nehmen Schritt für Schritt weitere Formulare dazu.
Häufige Fragen
Was kostet die App?
Die App ist im App Store kostenlos. Sie benötigt aber die Tungsten-Business-Connect-Plattform, denn alle Abläufe laufen über sie. Wir beraten Sie zu den passenden Lizenzen.
Welche Voraussetzungen gelten?
Business Connect erweitert Tungsten ControlSuite. Der aktuelle Business Connect Server 2025.2 ist laut Hersteller kompatibel mit AutoStore ab Version 7.0 SP4 und Output Manager ab Version 5.0.
Auf welchen Geräten läuft Business Connect?
Auf Smartphones und Tablets mit iOS und Android. Die Verteilung kann zentral per MDM erfolgen.
Können Formulare mit Daten aus unseren Systemen vorbefüllt werden?
Ja. Die Datenbankabfragen laufen in beide Richtungen: Eine Eingabe oder ein gescannter Barcode holt Daten aus ERP, CRM oder Datenbank und füllt weitere Felder automatisch.
Wie sicher ist die Anmeldung?
Die Anmeldung an der App läuft über AD und LDAP, auf Wunsch mit biometrischer Entsperrung.
Ihre Formulare mobil machen
Zeigen Sie uns Ihre wichtigsten Papierformulare. Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, wie daraus mobile e-Forms werden.