Tungsten ControlSuite Capture mit AutoStore
Die Middleware für Ihre Dokumenten- und Datenlogistik: Sie erfasst Informationen aus jeder Quelle, verarbeitet sie nach Ihren Regeln und liefert sie an jedes Zielsystem. Herstellerneutral und mit unseren eigenen Connectoren erweiterbar.
- Quellen
- MFP, Smartphone, Desktop, E-Mail, Ordner
- Ziele
- Bis zu 40 Konnektoren
- Mit MD Systemhaus
- Eigene Connectoren in .NET
Überblick
Dokumente und Daten kommen heute auf vielen Wegen ins Unternehmen: vom Multifunktionsgerät, vom Smartphone, per E-Mail, aus Ordnern oder aus Fachanwendungen. Sie müssen in ganz unterschiedlichen Systemen ankommen, zum Beispiel in ERP, DMS, Buchhaltung oder Fachsoftware.
Tungsten AutoStore, die Capture-Komponente von Tungsten ControlSuite, steht dazwischen. Es erfasst Informationen aus allen Kanälen, bereinigt und veredelt sie, prüft sie gegen Ihre Geschäftsregeln und leitet sie weiter, auch an mehrere Ziele gleichzeitig. Weil AutoStore weder an eine Gerätemarke noch an ein bestimmtes Zielsystem gebunden ist, bleibt Ihre Dokumentenlogistik flexibel, wenn sich Geräteflotte oder Systemlandschaft ändern.
Wir von MD Systemhaus planen, konfigurieren und erweitern diese Middleware, auch mit eigenen Connectoren für Systeme, die der Standard nicht abdeckt.
Erfassen, verarbeiten, weiterleiten
Sie legen einmal fest: Welche Informationen werden verarbeitet? In welchem Format? An welche Ziele gehen sie? Wer wird benachrichtigt? Danach läuft der Prozess auf Knopfdruck, am MFP-Display, am PC oder am Smartphone.
Quellen
- Multifunktionsgeräte
- Smartphones und Tablets
- Desktop-PCs
- Dokumentenscanner
- Microsoft-Office-Anwendungen
- E-Mail (SMTP, POP3, IMAP)
- Faxserver
- Ordner und FTP
- Onlineformulare
- XML-Datenströme
Verarbeitung
- Texterkennung (OCR)
- Formularerkennung
- Barcode 1D und 2D
- Bildbereinigung
- Konvertierung in PDF und PDF/A
- Schwärzen
- Wasserzeichen und Bates-Stempel
- Verschlüsselung
- E-Mail-Benachrichtigung
Ziele
- DMS und ECM
- ERP und CRM
- Cloud-Speicher
- Datenbanken (ODBC)
- Netzwerkordner
- Fax und RightFax
- Drucker
- (S)FTP, HTTP, WebDAV
- XML und CSV
Erfassen, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten
Multifunktionsgeräte
Der Scan startet direkt am MFP-Display. Alle großen Gerätehersteller werden unterstützt, die Bedienung ist auf jeder Marke gleich.
Smartphone und Tablet
Dokumente, Fotos und mobile Formulare gehen direkt in den Prozess. Mit Tungsten Business Connect füllen Mitarbeiter auch e-Forms aus.
Desktop und Web
Mit AutoCapture und WebCapture übergeben Mitarbeiter jede Datei am Arbeitsplatz an einen Workflow, mit derselben Logik wie am MFP.
Dokumentenscanner
Jeder TWAIN- oder ISIS-fähige Scanner ist möglich. Mit QuickCapture Pro weisen Mitarbeiter ein Dokument per Auswahl vorhandener Stammdaten dem Prozess zu. Das vermeidet Eingabefehler.
Ordner und FTP
Überwachte Ordner nehmen Dateien automatisch auf. Ordnername, Dateiname und Metadaten aus anderen Systemen ordnen sie dem richtigen Prozess zu.
Ein überwachtes Postfach (IMAP oder POP3) nimmt Nachrichten an einer definierten Adresse entgegen. Betreff oder Dateiname steuern die Weiterverarbeitung.
Herstellerneutral: Geräte und Systeme frei wählbar
Tungsten ControlSuite Capture unterstützt mit einer integrierten Lösung die Geräte der führenden Hersteller. Wechseln Sie Ihre Geräteflotte oder einen Teil davon, bleibt die Lösung erhalten. Neue Geräte lassen sich hinzufügen, ohne neue Software zu installieren und zu konfigurieren. Ihre Mitarbeiter erleben auf jeder Marke dieselbe Bedienung.
- Brother
- Canon
- Fujifilm / Fuji Xerox
- HP
- Konica Minolta
- Kyocera
- Lexmark
- Ricoh
- Samsung
- Xerox
Welche Modelle genau unterstützt werden, hängt vom Gerät ab. Wir prüfen das vorab für Ihre Flotte.
Auf der Zielseite gilt dasselbe: Ob DMS, ERP, CRM, Cloud-Speicher oder Fachanwendung, Sie behalten die Wahl Ihres Zielsystems. ControlSuite Capture liefert Dokumente und Daten im passenden Format dorthin.
Verarbeiten: Qualität und Sicherheit von Anfang an
Bildverbesserung
Scans werden entzerrt, zugeschnitten und von Leerseiten, Lochungen und Hintergrundfarbe befreit. Bei Smartphone-Fotos korrigiert AutoStore die perspektivische Verzerrung.
Texterkennung und Formulare
Volltext- und Bereichserkennung, Formularerkennung für strukturierte und halbstrukturierte Formulare, optische Markierungserkennung (OMR) und Barcodes in 1D und 2D.
Konvertierung
Dokumente werden als durchsuchbares PDF oder PDF/A erzeugt. Die MRC-Komprimierung hält die Dateien klein.
Datenabfragen in beide Richtungen
Die Eingabe in ein Indexfeld startet eine Datenbankabfrage und füllt weitere Felder automatisch, am MFP, am PC oder am Smartphone. Das beschleunigt die Indexierung und erhöht die Genauigkeit.
Schutz und Compliance
Sensible Inhalte werden anhand eines Wörterbuchs automatisch geschwärzt. Dazu kommen Wasserzeichen, Bates-Stempel, Verschlüsselung und eine nachvollziehbare Spur jedes Dokuments.
KI auf Wunsch
Mit DocuWare IDP ergänzen Sie KI-gestützte Klassifizierung und Datenextraktion, auch für Handschrift und schwierige Vorlagen.
Weiterleiten: Routing statt Mail-Chaos
Ohne zentrale Steuerung verschickt jedes Gerät Scans als Anhang. Das ist pro Gerät zu verwalten, füllt Postfächer und lässt sich kaum nachverfolgen. Mit AutoStore legen Sie Dokumente zentral ab und versenden nur noch einen Verweis. Die Verwaltung läuft zentral, die Nachverfolgung lückenlos.
- Mehrere Ziele gleichzeitig: Daten und Dokumente gehen selektiv an mehrere Systeme, Ordner, Postfächer oder Drucker, in einem Schritt.
- Bedingtes Routing: Ein Erfolgs- und ein Fehler-Workflow prüfen den Inhalt, bevor er sein Ziel erreicht. Auffällige Dokumente lassen sich abfangen.
- Benachrichtigungen: Anwender und Administratoren erfahren, wenn etwas abgefangen wurde oder wenn alle Pflichtunterlagen vollständig eingegangen sind.
Konnektoren: Standard und Eigenentwicklung
Eine Middleware ist nur so gut wie ihre Anbindungen. ControlSuite Capture bringt je nach Paket bis zu 40 vorgefertigte Konnektoren zu gängigen Systemen mit. Laut Hersteller sind sie kostenlos und werden direkt unterstützt und gewartet. Dazu gehören zum Beispiel:
- Microsoft SharePoint
- OneDrive
- Box
- Dropbox
- Google Drive
- DocuWare
- iManage
- OpenText
- Documentum
- IBM Content Manager
- Laserfiche
- d.velop d.3
- DocuShare
- RightFax
- Microsoft 365 Mail
- Datenbanken
- SFTP und HTTP
- WebDAV
Unsere eigenen Connectoren
Wo der Standard endet, entwickeln wir weiter. Wir bauen Connectoren in .NET für ControlSuite und erweitern damit den Funktionsumfang für Ihre Fachanwendung.
KI-Dokumentenverarbeitung
DocuWare IDP
Connector für KI-gestützte Klassifizierung und Extraktion.
Fehlt Ihr System in der Liste? Sprechen Sie uns an, wir prüfen, wie wir es anbinden.
Skaliert mit Ihnen
Von der kleinen Umgebung bis zur weltweiten Installation. Die Architektur unterstützt hybride Private-Cloud- und On-Premises-Umgebungen. Mit Tungsten Printix lässt sich Capture zudem an die Cloud-Druckverwaltung anbinden.
Wem ControlSuite Capture hilft
Anwendern in den Fachabteilungen
Ein Knopfdruck am MFP genügt. Felder füllen sich per Datenbankabfrage, Auswahllisten ersetzen Tipparbeit, und die Bedienung ist auf jedem Gerät gleich.
IT und Geschäftsführung
Eine zentrale Plattform statt vieler Einzellösungen: einheitliche Regeln, zentrale Verwaltung und lückenlose Nachverfolgung. Geräteflotte und Zielsysteme bleiben frei wählbar, Ihre Investition bleibt geschützt.
Partnern und Softwareherstellern
Wir binden Ihre Fachanwendung an ControlSuite Capture an, mit vorgefertigten Konnektoren oder eigenen .NET-Connectoren. Sprechen Sie uns zu einer Zusammenarbeit an.
Typische Abläufe
- Posteingang am MFP: Scannen, Indexfelder per Stammdatenauswahl füllen und im DMS ablegen.
- Überwachungsordner: Ordner- und Dateiname bestimmen, welchem Objekt im Zielsystem eine Datei zugeordnet wird, zum Beispiel einem SAP-Material.
- Postfach: Eine E-Mail an eine definierte Adresse startet den Prozess. Der Betreff steuert die Weiterverarbeitung.
- Beleg vom Smartphone: Das Foto wird entzerrt und bereinigt, per OCR gelesen und an die Buchhaltung geleitet.
- Vollständigkeitsprüfung: Eine Benachrichtigung zeigt, ob alle Pflichtdokumente eines Vorgangs eingegangen sind oder noch etwas fehlt.
Unser Service: von der Analyse bis zum Betrieb
Als kleines Team mit kurzen Wegen begleiten wir Sie persönlich.
- Prozessanalyse: Wir sichten Ihre Quellen, Zielsysteme und Abläufe und klären, was automatisiert werden soll.
- Konzept und Design: Wir entwerfen Ihre Capture-Prozesse mit Regeln, Verarbeitung und Routing.
- Umsetzung: Wir setzen die Prozesse um, mit Standard-Konnektoren oder mit einem eigenen Connector.
- Betrieb und Erweiterung: Wir begleiten den Start und nehmen Schritt für Schritt weitere Prozesse dazu.
Häufige Fragen
Ist AutoStore dasselbe wie ControlSuite Capture?
AutoStore ist die Capture-Komponente von Tungsten ControlSuite. Sie erhalten es eigenständig oder als Teil der ControlSuite-Pakete, zusammen mit Print- und Output-Management. Welches Paket passt, klären wir mit Ihnen.
Welche Geräte werden unterstützt?
Die Lösung arbeitet mit allen großen MFP-Herstellern, darunter Brother, Canon, Fujifilm, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Samsung und Xerox. Welche Modelle genau, prüfen wir vorab für Ihre Flotte.
Muss ich mein DMS oder ERP wechseln?
Nein. ControlSuite Capture bindet Ihre bestehenden Systeme an, über Standard-Konnektoren oder über Connectoren, die wir entwickeln.
Was kosten die Konnektoren?
Die vorgefertigten Konnektoren von Tungsten sind laut Hersteller kostenlos und werden direkt unterstützt und gewartet. Für eigene Connectoren erstellen wir ein individuelles Angebot.
Läuft ControlSuite Capture auch in der Cloud?
Die Architektur unterstützt hybride Private-Cloud- und On-Premises-Umgebungen. Wir beraten Sie, was für Ihre Umgebung sinnvoll ist.
Kann ich später KI ergänzen?
Ja. Mit DocuWare IDP kommen KI-gestützte Klassifizierung und Datenextraktion hinzu. Die Anbindung übernehmen wir mit unserem Connector.
ControlSuite Capture in Ihrer Umgebung
Beschreiben Sie uns Ihre Quellen und Zielsysteme. Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, wie Ihre Dokumentenlogistik damit aussieht.