Arbeiten wie im Flug – Mobile Formulare im Rettungsdienst

 

Branche: Rettungsdienst, Krankentransport

Unternehmensgröße: 250 Mitarbeiter

Zielsetzung: Prozessverbesserung durch Vereinheitlichung und Digitalisierung der Papierformulare

Die AICHER GROUP GmbH & Co. KG ist mit einer Abteilung am Flughafen München vertreten. Mit ihrem Mobility Service sorgt die AICHER GROUP dafür, dass Menschen, die Hilfe benötigen, reibungslos und ohne Stress am Flughafen transportiert werden. Dafür stellt AICHER entsprechende Fahrzeuge und Personal zur Verfügung. „Um einen exzellenten Service bieten zu können,“, sagt Benjamin Pfennig, Referent der Leitstelle Flughafen. „wollten wir weg vom Papierkram und noch effizienter und kundenfreundlicher arbeiten, deshalb haben wir uns an pvup/MDS gewandt.“

Auch in Sachen Qualitätsmanagement setzte Herr Pfennig auf die Expertise von pvup/MDS: Jedes Fahrzeug aus dem Fuhrpark wird zweimal täglich auf mögliche Schäden geprüft und abends gereinigt. Gerade bei der Reinigung der Fahrzeuge werden hohe Standards angelegt. Die Anforderungen an die Dokumentation sind ebenfalls entsprechend hoch. Diese erfolgt durch die Mitarbeiter, die alles auf Papier festhiel­ten. Die Digitalisierung sollte auch hier Einzug halten. Doch zunächst musste geklärt werden, welche Abläufe bisher stattgefunden hatten.

APP MIT UMFANGREICHEN
FUNKTIONEN

Das Besondere an der mobilen App ist, dass sie mit den entsprechenden Berechtigungen alle Funktionen des Smartphones nutzen kann. So lassen sich nicht nur QR-Codes über die Kamera scannen und die Sprachfunktion nutzen, sondern auch Fotos zu Dokumentationszwecken anferti­gen. „Zur Qualitätskontrolle in unserem Fuhrpark ist das besonders interessant“, so Pfennig. „Dort nutzen wir zusätzlich zum QR-Codescanner und der Fotodokumentation auch die GPS-Daten.“ Die Fahrzeuge werden zur täglichen Wartung und Reinigung nämlich in einen bestimmten Raum gefahren.

Die Mitarbeiter können nun einfach bei der Einfahrt in den Raum die GPS-Daten in der App speichern, den QR-Code am Fahrzeug scannen und gegebenenfalls Fotos vom Fahrzeug anfertigen, um alles schnell und einfach über ihr mobiles Endgerät einzupflegen. Den Mitarbeitern wird die Arbeit erleichtert, da sie Zeit sparen und genau nachweisen können, dass sie ihren Pflichten nachgekommen sind und die Fahrzeuge im einsatzbereiten Zustand abgegeben haben. Wegen dieser Vorteile wurde das System schnell und gut angenommen. Die AICHER GROUP profitiert ebenfalls von der Zeit­ersparnis und verfügt über ein lückenlos dokumentiertes Qualitätsmanagement. Mit der Integration der Lösung, ist es pvup gelungen, der AICHER GROUP am Münchener Flughafen mit einer Lösung für unterschiedliche Bereiche zu mehr Effizienz durch vereinfachte Prozesse, verbesserte Kommunikation und unkomplizierte Workflows zu verhelfen.

Benjamin Pfennig, Referent der Leitstelle Flughafen , meint über Kofax Business Connect

Mit der Digitalisierung unserer Formulare haben wir unsere Prozesse deutlich verbessert und können unseren Kunden so einen noch besseren Service anbieten. Mit der Umsetzung durch die pvup/MDS  sind wir sehr zufrieden. Wir werden bestimmt noch weitere digitale Abläufe umsetzen!“

Bestandsaufnahme vor der Digitalisierung

Zusammen mit Benjamin Pfennig analysierten Fabian Welsandt und Thomas Kraft (MDS), langjähriger Partner der Printvision AG, die aktuelle Situation: Über 250 Mitarbeiter verwendeten unterschiedlichste Papierformulare für die tägliche Dokumentation und Organisation – etwa Formulare zur Ablehnung medizinischer Hilfe, diverse Checklisten, Unfall­berichte und die Entwicklungsbögen für Mitarbeiter. Um dem Boden- und Fuhrparkpersonal Zeit zu sparen und die Prozesse zu verbessern, sollte das Papier abgeschafft werden. Alle Dokumente sollten in Zukunft auf Basis einheitlicher Formulare digital erfasst, bearbeitet und gelenkt werden, das hätte gleich mehrere Vorteile auf einmal:

  • eine schnellere Kommunikation zwischen Bodenpersonal und Leitstelle
  • die direkte Übernahme von Fotos in das Formular
  • eine Minimierung der Texteingabe durch valide Daten
  • eine Datenverfügbarkeit für alle autorisierten Personen zu jeder Zeit an jedem Ort
  • Barcodeerkennung via App

WIR ERFÜLLT DIE ANFORDERUNGEN MIT EINER SPEZIALISIERTEN LÖSUNG

Auf Grund der Faktenlage erarbeitete das Berater-Team  eine individuelle Lösung, für die AICHER Group.

Die Entscheidung fiel auf KOFAX Business Connect, da das System die Anforderungen dank eines einfachen Frameworks für Formulare zuverlässig erfüllt. Zudem bildet es auch die erforderlichen Workflows übersichtlich ab.

Die Mitarbeiter des Mobility Services können nun mit der neuesten Technik arbeiten, die den Vorteil hat, leicht über das mobile Endgerät bedienbar zu sein. Die Formulare, die von den Menschen, die den Transportdienst in Anspruch nehmen, zusammen mit dem Bodenpersonal auszufüllen sind, liegen nun digital auf den mobilen Geräten vor. Die passende App dafür wird via Mobile Device Management (MDM) verteilt. Auf Grund des Rollen- und Rechtemanagements werden den Mitarbeitern nur die für sie relevanten Dokumente zur Verfügung gestellt, sodass langatmige Suchvorgänge wegfallen. Auf dem Endgerät kann direkt unterschrieben werden. Für die Kunden bedeutet dies eine deutliche Zeitersparnis und damit einen besseren Service. Die PDF-Dokumente werden über „Multi-Route“ dem dafür vorgesehenen Ablageort zugeführt und befinden sich damit jederzeit abrufbar im System. Mithilfe des QR-Codescan-ners lassen sich die Kunden schnell und unkompliziert einem entsprechenden Transportfahrzeug zuordnen

Weitere Infos zum mobilen Arbeiten und der Kofax Business APP  im Außendienst gibt es auf unserer Webseite Mobile APP

Ebenfalls können wir ihnen das Produkt nach Terminvereinbarung Online vorführen.

CEO – Thomas Kraft,MD Systemhaus GmbH

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